Eigen kapsalon beginnen: van inschrijving tot vaste klant

Wie als kapper voor zichzelf begint, heeft het vak meestal al jaren in de vingers. Nieuw is alles eromheen: welke instantie wat van je wil, welk btw-tarief op een knipbeurt hoort en op een fles shampoo juist niet, of je in dat pand aan de winkelstraat wel een salon mag vestigen, en hoe je een prijs uitrekent die meer betaalt dan alleen de tijd met de schaar in de hand.

De juridische punten hieronder zijn nagelezen bij KVK, de Belastingdienst en Ondernemersplein, het ondernemersloket van de overheid. Waar de gemeente beslist, staat dat erbij. Dit stuk beschrijft de situatie in Nederland; in België gelden eigen regels.

Eerst het korte antwoord: voor een eigen kapsalon schrijft de Nederlandse wet geen diploma voor. KVK zegt het in zijn startersinformatie voor kappers en barbiers zonder omwegen: „Om te werken als kapper of barbier is een opleiding niet verplicht, maar wel belangrijk.” Ook lidmaatschap van een brancheorganisatie is volgens KVK geen verplichting. Er is dus geen vakexamen dat bepaalt of je de deur mag openen.

Dat maakt vakkennis niet minder belangrijk; alleen de toets verschuift. Geen loket beoordeelt je, maar je klant, en die doet dat al bij haar eerste kleurbehandeling. Kleuren, blonderen en permanenten werken met chemische producten, en juist daar maakt vakkennis het grootste verschil. Voel je je daar nog niet zeker in, investeer dan eerst in bijscholing en pas daarna in een tweede stoel.

De tweede vraag in deze fase is in welke vorm je werkt. In de kappersbranche komen drie modellen veel voor: een eigen zaak in een gehuurd pand, een salon aan huis, en stoelhuur in de zaak van een ander. Die keuze bepaalt je vaste lasten en je gesprek met de gemeente. Begin je alleen, dan is de eenmanszaak de eenvoudigste rechtsvorm. Begin je met een compagnon, leg de afspraken over inbreng, winstverdeling en uittreden dan vóór de start op papier.

Ga je zelf stoelen verhuren, laat die constructie dan vooraf beoordelen: sinds 1 januari 2025 handhaaft de Belastingdienst weer op schijnzelfstandigheid, en daarbij telt de praktijk, niet het contract.

Wie een onderneming begint, schrijft zich in bij KVK. Dat kan vanaf een week vóór de dag waarop je start tot uiterlijk een week daarna. Je vult het formulier online in, maakt daarna een afspraak en neemt een geldig identiteitsbewijs mee; zonder die twee is inschrijven volgens Ondernemersplein niet mogelijk. Er hoort een eenmalige inschrijfvergoeding bij.

Bij de Belastingdienst hoef je je niet apart te melden: je gegevens gaan na de inschrijving automatisch door. De Belastingdienst beoordeelt of je ondernemer bent voor de omzetbelasting en stuurt je daarna een omzetbelastingnummer en een btw-identificatienummer.

Voor de btw hebben kappers een eigen, gunstige regel. Kappersdiensten vallen onder het verlaagde tarief van 9 procent. De Belastingdienst rekent daartoe „kapperswerkzaamheden, zoals knippen, wassen, föhnen, verven, permanenten” en ook de producten die je bij de behandeling verbruikt, zoals shampoo en haarverf. Verkoop je diezelfde shampoo los mee naar huis, dan valt die verkoop onder 21 procent. Dat geldt ook voor diensten die volgens de Belastingdienst niet kenmerkend zijn voor een kapper, zoals make-up, kleuradvies, manicure en pedicure. Bied je zulke extra’s aan, houd de twee tarieven dan vanaf de eerste dag gescheiden in je administratie.

Twee regelingen verdienen vóór de start een rekensom. De kleineondernemersregeling (KOR) is er voor wie maximaal € 20.000 omzet per kalenderjaar heeft: je rekent dan geen btw, maar trekt ook geen btw af over je kosten en investeringen. Wie net een salon heeft ingericht, laat met de KOR dus de btw op die inrichting liggen. Voor de inkomstenbelasting telt het urencriterium: besteed je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je zaak, dan heb je recht op de zelfstandigenaftrek en als starter ook op de startersaftrek, die je maximaal drie keer krijgt in de eerste vijf jaar. De bedragen wijzigen jaarlijks.

Komt er personeel bij, dan meld je je bij de Belastingdienst aan als werkgever, uiterlijk op de dag waarop je eerste werknemer begint. KVK wijst kappers erop dat je dan ook „moet meedoen met de pensioenregeling voor kappers”, en meestal met het Sociaal fonds voor kappers. Daarnaast maak je als werkgever een risico-inventarisatie en -evaluatie.

Teken geen huurcontract voordat je weet dat er in dat pand een kapsalon mag zitten. KVK zegt het zo: „Bekijk het omgevingsplan. Daarin staat of je in het pand van jouw keuze wel een kapsalon of barbershop mag beginnen.” Sinds de Omgevingswet op 1 januari 2024 inging, heeft elke gemeente één omgevingsplan, waarin de regels uit de oude bestemmingsplannen samenkomen. Via Regels op de kaart in het Omgevingsloket zie je welke regels er op een adres gelden. Past je plan niet, dan begint een traject met een onzekere uitkomst, en dat wil je niet met een getekend huurcontract.

Voor een salon aan huis geldt dezelfde vraag, met drie mogelijke antwoorden. Past je plan in het omgevingsplan, dan moet je het meestal melden bij de gemeente. Sommige gemeenten vragen een onttrekkingsvergunning om een deel van je woning als bedrijfsruimte te gebruiken. En past het niet, dan heb je in sommige gevallen een omgevingsvergunning nodig. Lees ook je huurcontract of hypotheekvoorwaarden na.

Technisch draait een kapsalon om water en lucht. Plan eerst de wasplaatsen, want afvoer en warm water bepalen waar ze kunnen staan; de knipplekken volgen daarna. Geef het mengen van kleur en blondering een eigen, goed geventileerde hoek buiten de looproute, met een afsluitbare kast voor oxidanten en andere chemie.

Voor kapsalons heeft het Landelijk Centrum Hygiëne en Veiligheid (LCHV) van het RIVM geen eigen hygiënerichtlijn, en een wettelijke plicht tot een geschreven hygiëneplan hebben we voor kappers niet gevonden. Wel heeft het LCHV een algemene hygiënerichtlijn voor bedrijven waarvoor geen andere richtlijn bestaat en die niet zorggerelateerd zijn. Die gaat over handhygiëne, handschoenen, schoonmaken, afval en wasgoed, onderwerpen die in elke salon terugkomen. Maak het concreet in een plan aan de muur: kammen, borstels en scharen na elke klant van haar ontdoen en desinfecteren, handdoeken en capes per klant wisselen, wasbakken dagelijks reinigen. Het hygiëneplan-sjabloon heeft een variant voor kapsalons die je regel voor regel aan je eigen middelen aanpast.

De prijslijst van de salon verderop overnemen is verleidelijk en meestal verkeerd, want die salon heeft een andere huur, een andere bezetting en een ander inkomen voor ogen. Reken liever van onderaf, en zet je kosten eerst in vier groepen.

• Eenmalige startkosten: verbouwing, kappersstoelen, wasunits, spiegels, verlichting, föhns en tangen, een eerste voorraad kleur en verzorging.
• Vaste lasten: huur, energie en water, verzekeringen, software, boekhouder, de afschrijving van je inrichting en, zodra je personeel hebt, de volledige loonkosten.
• Kosten per behandeling: kleur, oxidant, folie, verzorging en wasgoed — bij een knipbeurt een kleine post, bij een kleuring of balayage een flink deel van de prijs.
• Je eigen inkomen: wat je wilt overhouden, plus een reserve voor de inkomstenbelasting, je pensioen en de weken dat je ziek bent of op vakantie gaat.

Deel de vaste lasten en je gewenste inkomen daarna door het aantal uren dat je realistisch verkoopt, en niet door het aantal uren dat de deur openstaat. Pauzes, schoonmaken, inkoop, administratie en gaten in de agenda gaan eraf. Wat overblijft is je prijs per bezet uur. Een behandeling kost dan de duur maal dat uurtarief, plus het materiaal dat je erbij verbruikt.

Omdat je aan consumenten verkoopt, staat de prijs op je lijst inclusief btw. De ACM formuleert het kort: „Een verkoopprijs voor consumenten vermeldt u inclusief btw en bijkomende kosten.” Bij kappersdiensten tel je dus 9 procent op, bij losse producten 21 procent.

Let bij kleurbehandelingen op de inwerktijd. Je stoel is bezet, maar je handen zijn vrij. Kun je in die tijd een andere klant knippen, dan hoeft de inwerktijd niet volledig in de prijs; werk je alleen en kan dat niet, dan wel. Maak die keuze voordat je de prijslijst laat drukken.

De eerste klanten van een nieuwe kapsalon komen meestal uit twee hoeken: mensen die je al kent, en mensen in de buurt die op hun telefoon „kapper” intikken. Voor die tweede groep is een Google-bedrijfsprofiel het eerste wat je aanmaakt, met de juiste openingstijden, foto’s van de zaak en van je werk, en een link waar iemand meteen een afspraak kan maken. Een eigen boekingspagina werkt daarbij beter dan alleen een telefoonnummer, want wie ’s avonds op de bank een afspraak zoekt, belt niet.

Geef elke boeking een bevestiging met datum, tijd, behandeling en je annuleringstermijn, en stuur een herinnering op een moment dat een vrijgekomen plek nog te vullen is. Zolang je dat met de hand doet, kun je de voorbeeldteksten voor afspraakbevestiging en herinnering direct overnemen.

Het belangrijkste werkinstrument van een kapper is de klantenkaart: welke kleur met welke oxidant, hoe lang ingewerkt, wat het resultaat was. Begin daar op dag één mee, ook als je nog maar tien klanten hebt; wie pas na een jaar een kaartsysteem opzet, is de eerste formules al kwijt. Het klantenkaart-sjabloon heeft een variant voor kapsalons om te printen. Een allergie of overgevoeligheid noteer je alleen met uitdrukkelijke toestemming van de klant, omdat gegevens over gezondheid onder de bijzondere persoonsgegevens vallen. Hoe je dat digitaal opzet, staat in het stuk over het digitale klantendossier bij de kapper.

Wil je bevestigingen, herinneringen en kaarten niet zelf bijhouden, dan is er software voor kapsalons die dat overneemt. Salon Wizard is een van de mogelijkheden: een eigen boekingspagina, automatische bevestigingen, herinneringen en annuleringsberichten per e-mail, en een klantenkaart waarop elke afspraak met behandeling en medewerker blijft staan. Een kassa en je boekhouding regel je daarnaast apart.

En plan de volgende afspraak al terwijl de klant nog in de stoel zit. Wie met een nieuwe datum de deur uitgaat, hoef je niet terug te winnen. Welke ideeën voor klantenbinding je verder zelf kunt uitvoeren, en hoe de bezoekdata op je klantenkaarten laten zien wie al te lang wegblijft, lees je in ons artikel over klantenbinding voor kappers.