Lees vóór de volgende afspraak de kaart in plaats van opnieuw te vragen. Je team vindt contactgegevens, persoonlijke notities en eerdere afspraken op één plek.
Een vaste klant zit in de stoel en degene die hem normaal doet, is vrij. Welke kleur er vorige keer gemengd is, staat op een briefje in het achterkamertje – of in niemands hoofd. Precies dat moment lost een digitale klantenkaart op: contactgegevens, notities en de volledige afsprakenhistorie staan op één plek die iedereen in het team kan openen. Bij Salon Wizard is het geen losse module, maar onderdeel van elk abonnement.
Bewust weinig velden, en wel de velden die daadwerkelijk worden ingevuld. Een kaart met dertig verplichte velden wordt na twee weken niet meer bijgehouden – en een half bijgehouden kaart is erger dan geen, want niemand weet dan nog of een ontbrekende notitie iets betekent of gewoon vergeten is.
Bereik je klant. Stuur bevestigingen in de opgeslagen voorkeurstaal.
Naam, e-mailadres, telefoonnummer en voorkeurstaal. Die taal bepaalt in welke taal bevestiging en herinnering aankomen – handig overal waar je vaste klanten niet allemaal dezelfde spreken. Meer vraagt de kaart niet: een klant van wie je alleen de naam en het mobiele nummer hebt, maak je net zo makkelijk aan als een klant met alles erin.
Bewaar een kleurformule of voorkeur in een vrije notitie. Geen star formulier voor één specialisme.
Eén vrij notitieveld per klant. Daarin staan de kleurformule, de producten van de vorige keer, de voorkeur voor een bepaalde stoel – wat jouw vak nodig heeft. Gezondheidsgegevens zoals allergieën horen er niet in: dat zijn bijzondere persoonsgegevens, die je alleen met uitdrukkelijke toestemming van de klant noteert. Bewust vrije tekst en geen strak formulier: een masker met vaste velden past óf bij de kapsalon óf bij de schoonheidssalon, nooit bij allebei, en wat er niet in past belandt alsnog op een briefje. Omdat het veld geen vorm oplegt, ontwikkelt elk team zijn eigen korte schrijfwijze – precies degene die in die zaak ook gelezen wordt.
Bekijk het vorige bezoek, ook als vandaag iemand anders het overneemt.
Elke afspraak blijft aan de kaart hangen: wat er geboekt was, wanneer, en bij wie in het team. Ook twee jaar later is nog na te gaan wat er de vorige keer is gedaan. Dit is het deel dat een personeelswissel overleeft: als iemand weggaat, blijft de historie van de klanten staan in plaats van mee te lopen. En het beantwoordt de vraag die aan de balie steeds terugkomt: wanneer was die eigenlijk voor het laatst hier?
Vanaf Solo Plus: plan het vaste ritme van je klanten als een reeks herhaalafspraken.
Vanaf Solo Plus lopen terugkerende afspraken – bijvoorbeeld elke vier weken bij dezelfde persoon in het team – als reeks mee op de kaart en hoeven ze niet telkens opnieuw te worden aangemaakt. Voor vaste klanten met een vast ritme is dat het verschil tussen een agenda die zichzelf vult en een agenda die bij elk bezoek opnieuw wordt onderhandeld. Valt er één afspraak uit, dan raakt dat alleen die afspraak en niet de hele reeks.
Begin bij je volgende klant. Bouw de kaarten afspraak voor afspraak op; bestanden importeren is niet mogelijk.
De meeste salons komen niet van andere software, maar van kaartjes, een schrift of een spreadsheet. De overstap is daarom een gewoonte en geen dataproject: je maakt de kaart aan bij de volgende afspraak, schrijft de notitie er meteen in, en na één behandelcyclus is je vaste klantenkring compleet vastgelegd. Bij een ritme van zes weken is dat een goed kwartaal – zonder één avond waarop iemand oude kaartjes zit over te typen.
Een import uit een bestaand bestand is er niet – en het oude bestand overtypen loont zelden. Wie al jaren dezelfde klanten doet, heeft de helft daarvan toch niet meer in de agenda staan. Wil je toch met iets beginnen, voer dan de twintig of dertig kaarten in die ertoe doen; dat is een middag werk en dekt de klanten waar het om gaat.
Vul de contactgegevens in bij het volgende bezoek.
Schrijf op wat het team vóór de volgende afspraak moet weten.
Open de bestaande notitie. Werk die bij na de behandeling.
De klantgegevens zijn van jouw salon. Ze staan op servers in Duitsland en worden niet doorgegeven aan een boekingsplatform.
Een klantenkaart bevat contactgegevens, behandelverlopen en notities. De gegevens staan op servers in Duitsland, de verwerking is AVG-proof, en de gegevens zijn van jouw salon. Gezondheidsgegevens zijn de uitzondering: gegevens over allergieën, overgevoeligheden of medicijngebruik zijn bijzondere persoonsgegevens. Noteer ze alleen met uitdrukkelijke toestemming van de klant, en nooit in de vrije notitie; het gratis klantenkaart-sjabloon voor schoonheidssalon en nagelstudio heeft daarvoor een toestemmingsveld met handtekening.
Daar zit precies het verschil met een boekingsplatform: wie zijn afspraken via een marktplaats laat lopen, geeft de klantrelatie aan die marktplaats. Boekingen via je eigen salonwebsite komen alleen bij jou terecht – zonder doorgifte en zonder commissie op de afspraak. Stap je ooit over naar een andere aanbieder, dan gaat de klantrelatie mee; hij is nooit van een ander geweest.
De kleurformule is het klassieke geval: welke mix, welke inwerktijd, welk resultaat. Staat die in de notitie in plaats van in het hoofd van één persoon, dan is elke afspraak over te nemen – en vanaf Solo Plus loopt de reeks om de zes weken vanzelf mee.
Behandelingen bouwen op elkaar voort, en wat de vorige keer is gebruikt bepaalt de volgende. De historie op de kaart laat het verloop zien; producten en voorkeuren staan in de notitie, waar ze vóór de behandeling gelezen worden.
Refill of nieuwe set, welke kleur er lag en hoe lang die hield: het verloop staat in de historie, de details in de notitie. Dat scheelt de vraag die elke klant al twee keer heeft beantwoord.
Niets extra. De klantenkaart zit in elk abonnement – geen losse module die apart wordt vrijgeschakeld. In het Team-abonnement kost een extra medewerker niets; herhaalafspraken zitten in Solo Plus en Team.
De eerste 14 dagen zijn een gratis proefperiode: je gebruikt het abonnement van je keuze volledig, zonder betaalgegevens en met echte boekingen via je boekingspagina. Daarna worden je account en je boekingspagina gepauzeerd tot je een van de drie abonnementen kiest – maandelijks opzegbaar en zonder commissie per boeking.
Bekijk de prijzenEr is geen aparte app om te installeren. De interface is gemaakt voor de telefoon, dus je opent de kaart bij de balie, aan de stoel en onderweg in een browser – zonder updates en zonder appstore. In de praktijk gedraagt een snelkoppeling op het startscherm zich als een app, en niemand hoeft op een tweede apparaat iets bij te installeren.
Een import is er niet. In de praktijk is dat zelden een probleem: je maakt elke kaart aan bij de volgende afspraak van die klant, en na één behandelcyclus staat je vaste klantenkring erin. Wil je meteen met bestand werken, voer dan de belangrijkste klanten met de hand in – dat zijn er meestal veel minder dan de oude kaartenbak doet vermoeden.
Ja – dat is de bedoeling. De kaart bestaat juist zodat een vervanger hetzelfde beeld heeft als degene die de klant normaal doet. Wie überhaupt kan inloggen bepaal jij, via het medewerkersbeheer in het Team-abonnement; wie geen toegang heeft, ziet ook geen notities. Voor echt persoonlijke opmerkingen geldt dezelfde regel als op papier: er hoort alleen in wat het team voor de behandeling moet weten, en gezondheidsgegevens horen er helemaal niet in.
Op servers in Duitsland, verwerkt volgens de AVG. De gegevens zijn van jouw salon en worden niet doorgegeven aan een boekingsplatform. Klanten regelen hun afspraken zelf via het klantportaal – in elk abonnement als gast met het boekingsnummer en het e-mailadres, vanaf Solo Plus ook met een eigen account. Niemand hoeft zich ergens te registreren om een afspraak te verzetten.
De eerste 14 dagen wel: je betaalt niets, geeft geen betaalgegevens op en neemt al echte boekingen aan. Daarna heb je een van de drie abonnementen nodig; de klantenkaart zit in alle drie – het is geen extra dat in het goedkoopste abonnement ontbreekt en pas hogerop verschijnt.
Maak een account aan, voer een eerste klant in, schrijf er een notitie bij – en kijk hoe dat in de praktijk werkt voordat je een abonnement kiest.
Bekijk de salonsoftware