Lees vóór de volgende afspraak de kaart in plaats van opnieuw te vragen. Je team vindt contactgegevens, persoonlijke notities en eerdere afspraken op één plek.
Een vaste klant zit in de stoel en degene die hem normaal doet, is vrij. Welke kleur er vorige keer gemengd is, staat op een briefje in het achterkamertje – of in niemands hoofd. Precies dat moment lost een digitale klantenkaart op: contactgegevens, notities en de volledige afsprakenhistorie staan op één plek die iedereen in het team kan openen. Bij Salon Wizard is het geen losse module, maar onderdeel van elk abonnement.
Bewust weinig velden, en wel de velden die daadwerkelijk worden ingevuld. Een kaart met dertig verplichte velden wordt na twee weken niet meer bijgehouden – en een half bijgehouden kaart is erger dan geen, want niemand weet dan nog of een ontbrekende notitie iets betekent of gewoon vergeten is.
Bereik je klant. Stuur bevestigingen in de opgeslagen voorkeurstaal.
Naam, e-mailadres, telefoonnummer en voorkeurstaal. Die taal bepaalt in welke taal bevestiging en herinnering aankomen – handig overal waar je vaste klanten niet allemaal dezelfde spreken. Meer vraagt de kaart niet: een klant van wie je alleen de naam en het mobiele nummer hebt, maak je net zo makkelijk aan als een klant met alles erin.
Bewaar een kleurformule of voorkeur in een vrije notitie. Geen star formulier voor één specialisme.
Eén vrij notitieveld per klant. Daar staat de kleurformule in, een overgevoeligheid, de voorkeur voor een bepaalde stoel – wat jouw vak nodig heeft. Bewust vrije tekst en geen strak formulier: een masker met vaste velden past óf bij de kapsalon óf bij de schoonheidssalon, nooit bij allebei, en wat er niet in past belandt alsnog op een briefje. Omdat het veld geen vorm oplegt, ontwikkelt elk team zijn eigen korte schrijfwijze – precies degene die in die zaak ook gelezen wordt.
Bekijk het vorige bezoek, ook als vandaag iemand anders het overneemt.
Elke afspraak blijft aan de kaart hangen: wat er geboekt was, wanneer, en bij wie in het team. Ook twee jaar later is nog na te gaan wat er de vorige keer is gedaan. Dit is het deel dat een personeelswissel overleeft: als iemand weggaat, blijft de historie van de klanten staan in plaats van mee te lopen. En het beantwoordt de vraag die aan de balie steeds terugkomt: wanneer was die eigenlijk voor het laatst hier?
Plan het vaste ritme van je klanten als een reeks herhaalafspraken.
Terugkerende afspraken – bijvoorbeeld elke vier weken bij dezelfde persoon in het team – lopen als reeks mee op de kaart en hoeven niet telkens opnieuw te worden aangemaakt. Voor vaste klanten met een vast ritme is dat het verschil tussen een agenda die zichzelf vult en een agenda die bij elk bezoek opnieuw wordt onderhandeld. Valt er één afspraak uit, dan raakt dat alleen die afspraak en niet de hele reeks.
Begin bij je volgende klant. Bouw de kaarten afspraak voor afspraak op; bestanden importeren is niet mogelijk.
De meeste salons komen niet van andere software, maar van kaartjes, een schrift of een spreadsheet. De overstap is daarom een gewoonte en geen dataproject: je maakt de kaart aan bij de volgende afspraak, schrijft de notitie er meteen in, en na één behandelcyclus is je vaste klantenkring compleet vastgelegd. Bij een ritme van zes weken is dat een goed kwartaal – zonder één avond waarop iemand oude kaartjes zit over te typen.
Een import uit een bestaand bestand is er niet – en het oude bestand overtypen loont zelden. Wie al jaren dezelfde klanten doet, heeft de helft daarvan toch niet meer in de agenda staan. Wil je toch met iets beginnen, voer dan de twintig of dertig kaarten in die ertoe doen; dat is een middag werk en dekt de klanten waar het om gaat.
Vul de contactgegevens in bij het volgende bezoek.
Schrijf op wat het team vóór de volgende afspraak moet weten.
Open de bestaande notitie. Werk die bij na de behandeling.
De klantgegevens zijn van jouw salon. Ze staan op servers in Duitsland en worden niet doorgegeven aan een boekingsplatform.
Een klantenkaart bevat contactgegevens, behandelverlopen en soms gezondheidsinformatie. De gegevens staan op servers in Duitsland, de verwerking is AVG-proof, en de gegevens zijn van jouw salon. Bij een notitie over een overgevoeligheid is dat geen formaliteit: het is de reden dat die notitie überhaupt geschreven mag worden, en het bepaalt wie hem later mag lezen.
Daar zit precies het verschil met een boekingsplatform: wie zijn afspraken via een marktplaats laat lopen, geeft de klantrelatie aan die marktplaats. Boekingen via je eigen salonwebsite komen alleen bij jou terecht – zonder doorgifte en zonder commissie op de afspraak. Stap je ooit over naar een andere aanbieder, dan gaat de klantrelatie mee; hij is nooit van een ander geweest.
De kleurformule is het klassieke geval: welke mix, welke inwerktijd, welk resultaat. Staat die in de notitie in plaats van in het hoofd van één persoon, dan is elke afspraak over te nemen – en de reeks om de zes weken loopt sowieso mee.
Behandelingen bouwen op elkaar voort, en wat de vorige keer is gebruikt bepaalt de volgende. De historie op de kaart laat het verloop zien; overgevoeligheden staan in de notitie, waar ze vóór de behandeling gelezen worden.
Refill of nieuwe set, welke kleur er lag en hoe lang die hield: het verloop staat in de historie, de details in de notitie. Dat scheelt de vraag die elke klant al twee keer heeft beantwoord.
Niets extra. De klantenkaart zit in elk abonnement – geen losse module die apart wordt vrijgeschakeld, en binnen een abonnement geen toeslag per medewerker.
Een account aanmaken, je diensten invoeren en de kaart opbouwen kost niets en vraagt geen betaalgegevens. Zodra er echte afspraken via je boekingspagina lopen, heb je een van de drie abonnementen nodig – maandelijks opzegbaar en zonder commissie per boeking.
Bekijk de prijzenEr is geen aparte app om te installeren. De interface is gemaakt voor de telefoon, dus je opent de kaart bij de balie, aan de stoel en onderweg in een browser – zonder updates en zonder appstore. In de praktijk gedraagt een snelkoppeling op het startscherm zich als een app, en niemand hoeft op een tweede apparaat iets bij te installeren.
Een import is er niet. In de praktijk is dat zelden een probleem: je maakt elke kaart aan bij de volgende afspraak van die klant, en na één behandelcyclus staat je vaste klantenkring erin. Wil je meteen met bestand werken, voer dan de belangrijkste klanten met de hand in – dat zijn er meestal veel minder dan de oude kaartenbak doet vermoeden.
Ja – dat is de bedoeling. De kaart bestaat juist zodat een vervanger hetzelfde beeld heeft als degene die de klant normaal doet. Wie überhaupt kan inloggen bepaal jij, via het medewerkersbeheer; wie geen toegang heeft, ziet ook geen notities. Voor echt persoonlijke opmerkingen geldt dezelfde regel als op papier: er hoort alleen in wat het team voor de behandeling moet weten.
Op servers in Duitsland, verwerkt volgens de AVG. De gegevens zijn van jouw salon en worden niet doorgegeven aan een boekingsplatform. Klanten regelen hun afspraken zelf via het klantportaal – met een account of als gast met het boekingsnummer en het e-mailadres, dus zonder zich ergens te registreren om een afspraak te verzetten.
Opbouwen en bekijken kost niets en vraagt geen betaalgegevens. Voor het draaien met echte afspraken heb je een van de drie abonnementen nodig; de klantenkaart zit in alle drie – het is geen extra dat in het goedkoopste abonnement ontbreekt en pas hogerop verschijnt.
Maak een account aan, voer een eerste klant in, schrijf er een notitie bij – en kijk hoe dat in de praktijk werkt voordat je een abonnement kiest.
Bekijk de salonsoftware