Een eigen schoonheidssalon beginnen: regels, ruimte en rekenwerk

Bij een kapsalon zijn de regels voor iedere zaak ongeveer gelijk. Bij een schoonheidssalon niet. Twee salons met hetzelfde bord aan de gevel kunnen juridisch in een heel andere positie zitten: de een reinigt, verzorgt en epileert, de ander werkt met een laser, doet microneedling of zet permanente make-up. Daarom begint dit stuk bij je behandellijst en niet bij de inschrijving.

Wat hier staat over diploma’s, de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz), vergunningen en btw is nagelezen bij Ondernemersplein, de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ), de Belastingdienst en Rijksoverheid. Het gaat over Nederland; in België gelden eigen regels.

Ondernemersplein is er duidelijk over: „In principe kan iedereen zonder diploma als schoonheidsspecialist aan de slag.” Er bestaan wel vrijwillige kwaliteitsregisters voor schoonheidsspecialisten, waarin je met opleiding en bijscholing laat zien wat je kunt. Zo’n registratie is geen voorwaarde om te beginnen, maar klanten kunnen er wel naar vragen.

Belangrijker dan de diplomavraag is je behandellijst, want die bepaalt welke wetten meespelen. De IGJ schrijft dat behandelingen die verder gaan dan reinigen en verzorgen van de huid, schade kunnen aanrichten, en noemt als voorbeelden van wat onder de Wkkgz en haar toezicht valt: laser- en IPL-behandelingen, microneedling, het weglaseren van tatoeages en cryolipolyse. Reinigen van de huid, huidverzorgende crèmes aanbrengen, wimpers en wenkbrauwen verven en harsen vallen volgens de IGJ niet onder haar toezicht, zolang de gebruikte middelen niet schadelijk zijn voor de gezondheid. Twijfel je bij een behandeling, vraag het dan na voordat je haar op je lijst zet.

Voor laser en IPL zegt Ondernemersplein: „U mag als schoonheidsspecialist laserbehandelingen en IPL-behandelingen doen.” Het zijn geen voorbehouden handelingen, maar je moet dan wel aan de Wkkgz voldoen; wat dat inhoudt, staat in het volgende hoofdstuk. Injecteren is een ander verhaal. Snijden of injecteren bij een cosmetische behandeling zijn voorbehouden handelingen, en die mag alleen een arts uitvoeren die in het BIG-register staat. Over schoonheidsspecialisten schrijft Ondernemersplein: „U bent niet bevoegd om injecties te geven en mag geen botox of fillers injecteren.”

Permanente make-up valt ten slotte onder de tatoeageregels. Rijksoverheid: „Permanente make-up en cosmetische tatoeages vallen ook onder tatoeages.” Daarvoor heb je een vergunning nodig die je bij de GGD aanvraagt, en die vergunning is gebonden aan de locatie waar je werkt. Wil je microblading of andere PMU aanbieden, neem die vergunning dan vanaf het begin mee in je planning.

Je inschrijving bij KVK valt in de periode van een week vóór tot een week ná je startdatum. Online vul je het formulier in, daarna plan je een afspraak waar je je identiteitsbewijs laat zien. De Belastingdienst krijgt je gegevens daarna automatisch en stuurt je btw-identificatienummer; apart aanmelden hoeft niet.

Bied je behandelingen aan die onder de Wkkgz vallen, dan krijg je verplichtingen die een kapper niet kent. Volgens Ondernemersplein heb je dan een onafhankelijke klachtenfunctionaris nodig bij wie cliënten met klachten terechtkunnen, moet je aangesloten zijn bij een erkende geschilleninstantie, en meld je ernstige incidenten, calamiteiten, bij de IGJ. De IGJ verwacht daarnaast dat salons zorgen voor „bevoegd en bekwaam personeel, goede informatie voor cliënten en schone en hygiënische werkruimtes”. Regel die klachtenregeling voordat de eerste laserklant op de behandelbank ligt, en niet pas als er een klacht binnenkomt.

Voor de btw valt een schoonheidssalon niet onder het verlaagde tarief. Dat tarief geldt voor kappersdiensten, en de Belastingdienst noemt schoonheidsbehandelingen en het aanbrengen van make-up uitdrukkelijk als diensten die daar niet bij horen. Je rekent dus het algemene tarief van 21 procent, over je behandelingen en over de producten die je verkoopt. Blijft je omzet in het begin onder € 20.000 per kalenderjaar, dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling. Je rekent dan geen btw, maar krijgt ook de btw op je apparatuur niet terug, en bij een salon die in een laser of ander duur apparaat investeert, weegt dat zwaar.

Verzekeringen zijn volgens Ondernemersplein „niet verplicht, maar wel verstandig”. Voor een schoonheidssalon ligt een beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor de hand, omdat je aan het lichaam van je klant werkt; vraag bij apparatuurbehandelingen na of die uitdrukkelijk zijn meeverzekerd. En voor de inkomstenbelasting: werk je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je salon, dan kom je in aanmerking voor de zelfstandigenaftrek en als starter voor de startersaftrek.

Of je aan huis begint, in een bedrijfsunit of in een winkelpand: je gemeente moet het goedvinden. Ondernemersplein zegt het voor schoonheidssalons zo: „U moet bij de gemeente waar u woont checken of dat mag. Controleer of uw plannen passen binnen het omgevingsplan.” Het omgevingsplan vind je via Regels op de kaart in het Omgevingsloket. Voor PMU komt daar de GGD-vergunning bij, die aan de locatie vastzit: verhuis je, dan vraag je voor de nieuwe plek opnieuw aan.

Een behandelruimte heeft andere eisen dan een kappersvloer. Je klant ligt, is vaak deels ontkleed en verwacht rust en privacy, dus een afsluitbare kamer of een goed afgeschermde plek is het uitgangspunt. Plan een wastafel in of vlak bij de behandelruimte, zodat je je handen kunt wassen zonder door de salon te lopen. Voor apparatuur heb je voldoende stopcontacten en elektrische capaciteit nodig; vraag de leverancier naar de aansluitwaarden voordat je een ruimte kiest. En zorg voor ventilatie waar je met wax, peelings of andere middelen met een geur of damp werkt.

Voor hygiëne verwijst Ondernemersplein naar het RIVM: „Bekijk welke hygiënerichtlijnen in uw situatie gelden op rivm.nl.” Voor schoonheidssalons zonder huidpenetrerende behandelingen heeft het LCHV geen eigen richtlijn; voor PMU geldt de norm NEN-EN 17169, die als veiligheidscode is aangewezen. Maak je eigen werkwijze daarom concreet: onderleggers en contactvlakken van de behandelbank na elke klant, nooit twee keer met dezelfde spatel in de wax, en instrumenten die de huid kunnen beschadigen, zoals een lancet, steriel als wegwerpproduct of na sterilisatie. Het hygiëneplan-sjabloon voor schoonheidssalons zet die regels in een tabel met wat, wanneer, waarmee en wie.

Nog één ding hoort bij de inrichting: een plek voor je intakeformulieren. Vraag je naar allergieën, medicijnen of huidaandoeningen, dan zijn dat gezondheidsgegevens. Die vallen onder de bijzondere persoonsgegevens, en verwerken mag alleen als een uitzondering geldt, zoals uitdrukkelijke toestemming van de klant. Bewaar papieren formulieren in een afsluitbare kast, niet in een bakje bij de balie.

In een schoonheidssalon lopen de kosten per behandeling sterker uiteen dan in bijna elke andere salon. Een wenkbrauwcorrectie kost vooral tijd, een apparatuurbehandeling vooral afschrijving. Daarom werkt één uurtarief voor alles zelden. Begin met deze kostengroepen.

• Apparatuur: aanschaf of lease, onderhoud, vervangingsonderdelen en de training die bij het apparaat hoort, verdeeld over het aantal behandelingen dat je er realistisch mee doet.
• Inrichting: behandelbank, verlichting, meubilair en de verbouwing van de behandelruimte.
• Producten per behandeling: professionele verpakkingen omgerekend naar gebruik per klant, plus wegwerpmateriaal.
• Vaste lasten: huur, energie, verzekeringen, software, boekhouder, en bij Wkkgz-behandelingen de klachtenregeling en de aansluiting bij een geschilleninstantie.
• Vakontwikkeling en eigen inkomen: bijscholing, en wat je zelf overhoudt na een reserve voor belasting, pensioen en ziekte.

Reken per behandeling in drie delen. Het eerste is tijd: de behandelduur plus het voorbereiden en weer klaarmaken van de ruimte, maal een uurtarief dat je krijgt door vaste lasten en inkomen te delen door je verkoopbare uren. Het tweede is materiaal: wat je per klant verbruikt. Het derde is apparatuur: aanschaf, onderhoud en training, gedeeld door het aantal behandelingen over de levensduur. Tel die drie op en je hebt je kostprijs. De prijs op je lijst is inclusief 21 procent btw, tenzij je de KOR gebruikt en dus geen btw rekent.

Veel behandelingen werken in een reeks. Een kuur van meerdere sessies tegen een pakketprijs kan je agenda maanden vooruit vullen, maar alleen als de korting kleiner is dan wat je wint aan zekerheid. Hoe je zulke reeksen plant en het verloop per klant bijhoudt, staat in het stuk over behandelseries in de beautystudio.

Klanten kiezen een schoonheidssalon op vertrouwen, en dat begint online. Zorg voor een Google-bedrijfsprofiel met foto’s van je behandelruimte, een duidelijke behandellijst met prijzen en duur, en een link naar je eigen boekingspagina. Zet bij behandelingen die een voorbereiding vragen die voorbereiding in de beschrijving, zodat de klant haar leest voordat ze boekt.

Plan bij een nieuwe klant een intake in, voor of aan het begin van de eerste afspraak. Daarin hoor je welke producten ze gebruikt, wat er eerder is gedaan en of er iets is waar je rekening mee moet houden. Leg dat vast op een kaart met een toestemmingsveld: het klantenkaart-sjabloon heeft een variant voor schoonheidssalons met een regel voor allergieën en een handtekening. Hoe je vervolgens per klant een behandelplan opbouwt, lees je in het stuk over behandelplannen en klanthistorie.

Stuur bij elke boeking een bevestiging met datum, tijd, behandeling en annuleringstermijn, en een herinnering die vroeg genoeg komt om een vrijgekomen plek nog te vullen; bij lange behandelingen scheelt elke opgevulde plek veel. De voorbeelden voor afspraakbevestiging en herinnering pas je aan met je eigen annuleringstermijn.

Wordt het bijhouden te veel, kijk dan naar software voor schoonheidssalons. Een systeem als Salon Wizard laat klanten via een eigen boekingspagina afspraken maken, verstuurt bevestigingen en herinneringen automatisch per e-mail, herinneringen desgewenst ook per sms op tegoed, en houdt per klant de afspraken met behandeling en medewerker bij, met ruimte voor vrije notities. Afrekenen en boekhouden doe je daarnaast met je eigen kassa en administratie. Welk systeem je ook kiest: houd de klanthistorie op één plek, zodat de volgende behandeling voortbouwt op de vorige.