Prijs per behandeling berekenen als kapper: tijd, kleur en lengte

Veel kappers stellen hun prijzen vast bij de opening en tellen er daarna af en toe een vast bedrag bij op. Maar er komt een medewerker bij, de huur stijgt of het aandeel kleurbehandelingen groeit, en ongemerkt klopt de verhouding tussen tijd, materiaal en prijs niet meer. Wie zelf kan narekenen, ziet dat op tijd.

De regels over btw, prijsvermelding en gelijke behandeling hieronder zijn nagelezen bij de Belastingdienst, de Autoriteit Consument & Markt (ACM), het College voor de Rechten van de Mens en in het Burgerlijk Wetboek, en gelden voor Nederland. De bedragen in de rekenvoorbeelden zijn ronde getallen die de methode laten zien, geen marktprijzen en geen advies voor je tarief.

Elke prijs op je lijst is een stukje uurtarief, maar welk uur? Betaalde uren zijn alle uren waarin jij of je medewerker werkt en waarvoor loon of inkomen nodig is, van het openen van de deur tot het vegen van de vloer. Productieve uren zijn de uren waarin er echt een klant in de stoel zit voor een behandeling die betaald wordt.

Het verschil is groter dan de meeste kappers denken. Van een werkweek gaan pauzes af, schoonmaken tussen twee klanten, de kleurbar klaarzetten en opruimen, berichten, inkoop, administratie en bijscholing. Dan zijn er de gaten in de agenda, en weken die wegvallen door vakantie, feestdagen en ziekte. Tel daarom één keer per jaar:

• Beschikbare uren: je werkweken maal de uren per week dat je in de salon staat.
• Bezetting: welk deel daarvan er werkelijk een betalende klant in je stoel zat, gehaald uit je agenda van de afgelopen maanden en niet uit je gevoel.
• Productieve uren: beschikbare uren maal bezetting.

Een rekenvoorbeeld met ronde getallen: 44 werkweken van 36 uur geven 1.584 beschikbare uren. Zit er driekwart van die tijd een klant in de stoel, dan verkoop je 1.188 uur. Met dat tweede getal reken je verder.

Daarom is een lege plek in de agenda zo duur: huur en loon lopen door, terwijl je productieve uren dalen. Elke no-show die je voorkomt, verhoogt je bezetting zonder dat je prijs hoeft te veranderen. Herinneringen vóór de afspraak en een boekingspagina waarop klanten ’s avonds zelf een plek vinden, helpen daarbij; Salon Wizard is een van de systemen met zo’n boekingspagina en automatische herinneringen per e-mail.

Bij een knipbeurt is het materiaal een kleine post, die je als vast bedrag per behandeling meeneemt. Bij kleur, blondering en permanent kan het een groot deel van de kostprijs zijn, en het verschilt sterk per klant. Reken kleur daarom per gram en niet per tube:

1. Deel de inkoopprijs van een tube of pot door de inhoud in gram of milliliter. Dat is je prijs per gram kleur.
2. Doe hetzelfde voor je oxidant; hoeveel je daarvan gebruikt, volgt uit de mengverhouding van de fabrikant.
3. Weeg een paar weken lang wat je per behandeling werkelijk mengt, en noteer het op de klantenkaart. Uitgroei bijwerken op kort haar vraagt veel minder dan een volledige kleuring op lang, dik haar.
4. Tel mee wat er in de kom achterblijft. Weggegooide kleur is verbruikte kleur.

Een rekenvoorbeeld met ronde getallen: kost een tube van 100 gram je € 10, dan betaal je € 0,10 per gram. Meng je 40 gram kleur met 40 gram oxidant van € 0,02 per gram, dan kost het materiaal € 4,00 plus € 0,80, samen € 4,80. Folie, een verzorgende kuur en handschoenen tel je erbij op als vaste toeslag per kleurbehandeling.

Weet je hoeveel gram een gemiddelde uitgroei vraagt en hoeveel een volledige kleuring tot op de schouders, dan bouw je je kleurprijzen op in een paar vaste stappen. En verhoogt je leverancier zijn prijzen, dan zie je meteen wat dat per behandeling betekent.

Blijft de inwerktijd over. Help je in die tijd een andere klant, dan reken je alleen de minuten dat je zelf met het haar bezig bent. Sta je in die tijd stil, dan hoort de volle tijd in de prijs.

Lang en dik haar kost meer tijd en meer product, en dat is een eerlijke reden voor een hogere prijs. Werk met lengteklassen, bijvoorbeeld kort, tot de schouders en voorbij de schouders. Leg per klasse vast hoeveel minuten en hoeveel gram kleur er gemiddeld bij komen, en reken de toeslag daaruit. Omschrijf de klassen op je prijslijst, zodat de klant vooraf weet waar ze valt.

Dan de vraag of je aparte dames- en herenprijzen mag hanteren. Het College voor de Rechten van de Mens oordeelde in 2020 over twee bedrijven met meerdere kapsalons waar vrouwen meer betaalden dan mannen (oordelen 2020-22 en 2020-23). Het College stelde voorop dat het verbod op onderscheid bedrijven niet verplicht „om voor vormen van dienstverlening die qua duur en inhoud ongelijk zijn, toch gelijke prijzen te rekenen”. Het probleem was dat vrouwen in die salons niet konden kiezen voor een kortere, goedkopere behandeling, terwijl mannen wel voor een duurdere konden kiezen. Zo bepaalde het geslacht het aanbod en de prijs, en dat noemde het College direct onderscheid op grond van geslacht. Het College beval aan behandelingen op de prijslijst „naar inhoud en tijdsduur” te omschrijven en de tarieven alleen daaraan te koppelen.

Juridisch bindend is zo’n oordeel niet, maar volgens het College hebben zijn oordelen „wel gezag”. De les voor je lijst: noem een behandeling „korte knipbeurt, 30 minuten” in plaats van „herenknippen”, en laat iedereen met kort haar die kiezen.

Bij hairextensions speelt de btw mee. Volgens de Belastingdienst valt het „aanbrengen van hairextensions” onder 9 procent, maar de extensions zelf vallen onder 21 procent; splits die prijs in je administratie dus in arbeid en materiaal. Manicure, make-up en kleuradvies als losse dienst zijn volgens de Belastingdienst niet kenmerkend voor een kapper en vallen ook onder 21 procent. Bied je manicure aan, lees dan in nagelstudioprijzen berekenen hoe je materiaal en design doorrekent.

Met de productieve uren uit hoofdstuk 1 en het materiaal uit hoofdstuk 2 reken je elke behandeling door. Eerst het uurtarief:

kostprijs per productief uur = (vaste kosten per jaar + gewenst inkomen per jaar) ÷ productieve uren per jaar

Vaste kosten zijn onder meer huur, energie, verzekeringen, software, boekhouder, afschrijving van stoelen en wasunits en eventuele loonkosten. Het gewenste inkomen is wat je wilt overhouden, plus een reserve voor inkomstenbelasting, pensioen en de weken dat je niet kunt werken. Dan de behandeling:

prijs exclusief btw = duur in uren × kostprijs per productief uur + materiaal
prijs op de lijst = prijs exclusief btw × 1,09, afgerond

Een rekenvoorbeeld met ronde getallen: € 59.400 aan vaste kosten en gewenst inkomen, gedeeld door 1.188 productieve uren, geeft € 50 per productief uur. Een kleuring van anderhalf uur met € 4,80 aan materiaal komt dan op € 79,80 exclusief btw, en met 9 procent btw op € 86,98, dat je afrondt.

Die 9 procent geldt voor kappersdiensten en voor wat je daarbij verbruikt; de Belastingdienst noemt „shampoo, haarverf, permanentvloeistof, crème en gel”. Losse productverkoop valt onder 21 procent. Met de kleineondernemersregeling (KOR), die openstaat bij maximaal € 20.000 omzet per kalenderjaar, reken je geen btw, maar trek je ook geen btw af. Kom je in een jaar boven die grens, dan moet je je volgens de Belastingdienst meteen afmelden, en draag je vanaf dat moment 9 procent btw af: bovenop je prijzen, of uit je marge.

Voor de prijsvermelding is de ACM kort: „Een verkoopprijs voor consumenten vermeldt u inclusief btw en bijkomende kosten.” Op je lijst, website en boekingspagina staat dus het bedrag dat de klant betaalt. Rond af op hele euro’s of op vijftig cent, en bij twijfel naar boven: die paar cent vangen de schommelingen in je verbruik op. Zet bij behandelingen die per klant verschillen de lengteklasse of duur erbij, zodat een vanaf-prijs geen verrassing wordt.

Reken je eigen getallen door met de prijscalculator voor kapsalons.

Reken je lijst minstens één keer per jaar opnieuw door, en tussendoor als er iets wezenlijks verandert: een nieuwe huur, een loonsverhoging in je team, een leverancier die zijn kleur duurder maakt, of een agenda die weken vooruit vol zit. Dat laatste is een signaal: moeten klanten structureel lang wachten op een plek, dan ligt je prijs lager dan wat je werk waard is.

Verhoog liever regelmatig met een kleine stap dan eens in de paar jaar met een grote. Een kleine stap loopt gelijk op met je kosten; een grote stap na jaren stilstand voelt als een sprong, ook als hij rekenkundig klopt.

Vertel het op tijd aan de balie, op je website en boekingspagina en in een kort bericht aan je vaste klanten, met de datum waarop de nieuwe prijzen ingaan. Eén zakelijke zin over de reden is genoeg; wie zich uitgebreid verontschuldigt, maakt een redelijke verhoging groter dan ze is.

Laat afspraken die al gemaakt zijn tegen de oude prijs doorgaan. Dat is klantvriendelijk en sluit aan bij het Burgerlijk Wetboek: een beding in algemene voorwaarden waarmee je een afgesproken prijs binnen drie maanden na het sluiten van de overeenkomst mag verhogen, geldt tegenover consumenten als onredelijk bezwarend, tenzij de klant de overeenkomst dan mag ontbinden (artikel 6:236 onder i BW).

Plan je een tijdelijke actie voor nieuwe klanten, let dan op de vergelijking. De ACM schrijft dat je een aanbiedingsprijs alleen vergelijkt „met de laagste prijs die u hebt gebruikt in de afgelopen 30 dagen”. Een verhoging vlak voor een actie maakt de korting dus niet groter.