Barbershop-prijzen bepalen: van minuutprijs tot prijsbord

Barbershops bepalen hun prijzen vaak op gevoel: wat de zaak om de hoek vraagt, plus of min een paar euro. Maar de ene zaak draait op afspraken en de andere voor de helft op inloop; de ene barber zet een fade in twintig minuten, de andere neemt er veertig voor. Twee zaken met hetzelfde prijsbord kunnen daardoor heel verschillend verdienen.

Wat hieronder over btw, prijsvermelding en prijsverhogingen staat, is nagelezen bij de Belastingdienst, de ACM en in het Burgerlijk Wetboek, en gaat over Nederland. De getallen in de rekenvoorbeelden zijn bewust ronde voorbeeldgetallen om de rekenwijze te tonen. Het zijn geen richtprijzen voor een barbershop.

Het fundament van elke barbershopprijs is de vraag hoeveel minuten per week er werkelijk een betalende klant in de stoel zit. Dat zijn je productieve minuten. De rest van de betaalde tijd is ook nodig: tondeuses schoonmaken en desinfecteren, de vloer vegen, handdoeken wassen, berichten beantwoorden, bestellingen doen. Maar die tijd verkoop je niet, dus hij moet worden meebetaald door de minuten die je wel verkoopt.

Tel per barber en per week:

• de uren dat hij of zij ingeroosterd staat: de betaalde uren;
• de minuten die in je agenda of kassa als behandeling staan: de productieve minuten;
• de verhouding tussen die twee: je bezettingsgraad.

Doe dat over meerdere weken, want in een barbershop verschilt de drukte sterk per dag. Een volle zaterdag en een lege dinsdag middelen zich pas over een maand uit. Neem ook de weken mee die helemaal wegvallen, zoals vakantie en feestdagen.

Dan de kosten. Tel per jaar alles op wat de zaak moet opbrengen: huur, energie, verzekeringen, de licentie voor muziek, software, boekhouder, afschrijving van stoelen en gereedschap, de loonkosten van je team, en je eigen gewenste inkomen met een reserve voor belasting, pensioen en ziekte. Deel dat door het aantal productieve minuten per jaar, en je hebt je kostprijs per verkochte minuut.

Een rekenvoorbeeld met ronde getallen, alleen om de rekenwijze te laten zien: moet een zaak met één barber € 54.000 per jaar opbrengen en verkoopt die barber 72.000 minuten, dan is de kostprijs € 0,75 per verkochte minuut. Een behandeling van 30 minuten kost dan € 22,50 aan tijd, nog vóór materiaal en btw.

Barbershops werken het best met een menukaart van vaste tijdsblokken. Elke behandeling krijgt een duur die past bij hoe lang ze bij jullie gemiddeld echt duurt, inclusief afrekenen en de stoel klaarmaken voor de volgende. Meet dat een paar weken met de klok in plaats van het te schatten.

Uit die blokken volgt de prijs vrij direct: duur maal minuutprijs, plus materiaal. Het materiaal per behandeling is in een barbershop meestal klein, maar niet nul. Denk aan het scheermesje dat je één keer gebruikt, scheerschuim of -olie, stylingproduct, nekpapier en de handdoeken, waaronder de hete handdoek die na elke klant in de was gaat. Tel dat per behandeling op en rond het naar boven af.

Drie keuzes verdienen extra aandacht:

• De baardbehandeling. Trimmen met de tondeuse is iets anders dan een scheerbeurt met open mes en hete handdoeken. Die tweede kost meer tijd, meer materiaal en meer concentratie. Maak er twee behandelingen van met elk een eigen duur en prijs, in plaats van één baardprijs waarmee de uitgebreide versie te goedkoop wordt.
• Knippen en baard samen. Een combi bespaart tijd, omdat de klant maar één keer gaat zitten en je maar één keer opruimt. Een kleine korting ten opzichte van de losse prijzen is dus te verdedigen, zolang je hem uit de bespaarde minuten rekent en niet uit een rond bedrag dat goed klinkt.
• Kinderen en korte behandelingen. Een kinderknipbeurt of een contour tussendoor is kort, maar de stoel moet net zo goed worden schoongemaakt. Zet er een minimumprijs op die de vaste handelingen rond elke klant dekt.

Hoe je zo’n menu met fades, baard en pakketten logisch opbouwt en online zet, staat in het stuk over barbershopdiensten online structureren.

Wil je de prijs per tijdsblok met je eigen kosten en minuten narekenen, gebruik dan de prijscalculator.

Inloop is voor veel barbershops de belangrijkste bron van nieuwe klanten, maar ook de lastigste post in de kostprijs. Een barber die klaarstaat voor inloop, wordt betaald, ook als er niemand binnenkomt. Die wachttijd valt niet buiten je prijs; ze zit in je bezettingsgraad en daarmee in je minuutprijs.

Kijk daarom apart naar de uren waarin je op inloop draait. Welk deel van die tijd zat er werkelijk iemand in de stoel? Ligt dat duidelijk lager dan in de uren met afspraken, dan heb je drie knoppen om aan te draaien:

1. Minder uren voor inloop vrijhouden. Houd inloop aan op de momenten dat er ook echt mensen langskomen, en maak de rest van de dag online boekbaar.
2. De inloopstoel slim vullen. Laat een barber die voor inloop klaarstaat in rustige momenten korte afspraken doen, of houd een kleine wachtlijst bij zodat de volgende klant al klaarzit.
3. De prijs laten meebewegen. Sommige zaken vragen op de drukste momenten, zoals de zaterdag of de avond, meer voor dezelfde behandeling dan op een rustige ochtend. Dat is een bedrijfskeuze, geen verplichting. Doe je het, zet dan beide prijzen zichtbaar op je bord en je boekingspagina, zodat niemand pas bij het afrekenen hoort dat hij op een duur moment kwam.

Hoe je inloop en een online wachtlijst naast elkaar laat lopen, is uitgewerkt in wachtlijst en walk-ins in de barbershop. Voor je prijs telt vooral dit: hoe beter je stoel bezet is, hoe lager de minuutprijs die je nodig hebt. Elke no-show en elk leeg kwartier werkt precies andersom. Een herinnering vóór de afspraak helpt daarbij. Salon Wizard is een van de systemen met een online boekingspagina en automatische herinneringen per e-mail.

Voor de btw valt een barbershop onder het kapperstarief. De Belastingdienst noemt bij het tarief van 9 procent uitdrukkelijk het „scheren en trimmen van baarden”, naast knippen en wassen, en ook de producten die je tijdens de behandeling gebruikt vallen eronder. Verkoop je pomade, baardolie of een kam los mee, dan geldt voor die verkoop 21 procent. Reken je prijzen dus in twee groepen: kappersdiensten met 9 procent, en met 21 procent de losse verkoop en diensten die de Belastingdienst niet kenmerkend vindt voor een kapper, zoals schoonheidsbehandelingen.

Zit je onder de omzetgrens van de kleineondernemersregeling, maximaal € 20.000 per kalenderjaar, en doe je daaraan mee, dan reken je geen btw. Met een team is die grens snel bereikt, en de Belastingdienst schrijft dat je je dan meteen moet afmelden. Bouw je prijs zo op dat hij ook met btw erbij klopt, dan hoef je op dat moment niet je hele bord om te gooien.

Op het bord staat de prijs inclusief btw. De ACM noemt dat verplicht „in elk aanbod”, en kosten die de klant niet kan kiezen, horen in die prijs. Hoort de hete handdoek altijd bij de scheerbeurt, dan staat hij dus niet als losse toeslag op het bord, maar zit hij in de prijs van de scheerbeurt. Een extra die de klant zelf kiest, zoals een wenkbrauwcorrectie erbij, mag wel apart staan.

Rond af op bedragen die op een bord en in een app prettig lezen: hele euro’s, of stappen van vijftig cent. Houd de prijsverschillen tussen de behandelingen logisch. Kosten knippen en baard samen bijna evenveel als de twee los, dan ziet de klant geen reden voor de combi; is het verschil te groot, dan geef je minuten weg.

Een rekenvoorbeeld in lijn met hoofdstuk 1: een knipbeurt van 30 minuten kost € 22,50 aan tijd. Met € 0,50 aan materiaal kom je op € 23,00 exclusief btw, en met 9 procent btw op € 25,07. Op het bord wordt dat € 25 of € 25,50, afhankelijk van hoe je afrondt. Kies je voor naar beneden, dan weet je nu precies wat je per knipbeurt laat liggen.

Voor een barbershop zijn er twee duidelijke signalen dat je prijs te laag is. Het eerste: je moet op drukke dagen regelmatig inloopklanten wegsturen. Het tweede: je online agenda voor de avonden en zaterdagen zit weken vooruit vol, terwijl de rest van de week goed loopt. Dan is er meer vraag dan tijd, en is een hogere prijs geen gok maar een correctie. Is je bezetting juist laag, dan helpt een lagere prijs zelden; werk dan eerst aan je zichtbaarheid en aan de uren waarop je open bent.

Reken je prijzen daarnaast op vaste momenten door, bijvoorbeeld aan het begin van elk jaar en na elke loonsverhoging in je team. Vaste klanten komen in een barbershop vaak om de paar weken terug en merken elke verandering. Kleine stappen met een vast ritme worden makkelijker geaccepteerd dan een grote sprong na jaren.

Kondig een verhoging een paar weken van tevoren aan: met een kaartje bij de spiegel of de kassa, op je boekingspagina en op je sociale media. Noem de datum en de nieuwe prijzen, en houd de uitleg kort.

Wat al geboekt is, blijft staan tegen de oude prijs. Dat is de nette weg, en de wet wijst dezelfde kant op: tegenover consumenten geldt een beding in algemene voorwaarden dat een verhoging van de afgesproken prijs binnen drie maanden na het sluiten van de overeenkomst toestaat, als onredelijk bezwarend, behalve als de klant de overeenkomst dan mag ontbinden (artikel 6:236 onder i van het Burgerlijk Wetboek).