Digitale stempelkaart voor je salon: papier, een spaarapp of een kaart in je boekingssysteem

Deze vergelijking is voor jou als je een kapsalon, barbershop, nagel-, schoonheids-, wimper- of massagestudio of een hondentrimsalon hebt en een papieren kaart wilt vervangen of voor het eerst met een spaarkaart wilt beginnen. Ze vergelijkt modellen, geen aanbieders. Aanbieders veranderen hun voorwaarden vaak; de vragen in dit artikel blijven dezelfde. Prijzen zijn bewust weggelaten: de vergelijkingstabel beschrijft in plaats daarvan hoe elke opzet wordt afgerekend.

Wat de kaart beloont, en hoeveel elke beloning je mag kosten, is een aparte beslissing. Neem die voordat je de techniek kiest: met de verkeerde beloning wordt elk van de drie opzetten duur.

De papieren kaart. De klant krijgt aan de balie een kaart, het team stempelt of parafeert die bij het afrekenen, en de beloning is er zodra de rij vol is. Het kost drukwerk en een stempel, vraagt geen techniek en is in één oogopslag duidelijk. De hele administratie zit wel in de portemonnee van de klant. Blijft de kaart thuis liggen, gaat ze mee in de was of raakt ze zoek, dan verdwijnen de stempels mee.

Een aparte spaarapp. Een aanbieder die zich op loyaliteitsprogramma's toelegt, voert de kaart voor je. Meestal installeert de klant een app of bewaart een webkaart en laat bij het afrekenen een code zien, die het team met een telefoon of tablet scant. Sommige apps voegen berichten, verjaardagsaanbiedingen of campagnes toe. Het bezoek vastleggen blijft een handmatige stap aan de balie; die is alleen van papier naar een apparaat verhuisd.

Een kaart in het boekingssysteem. Als je klanten online boeken, of je team de agenda in software bijhoudt, weet dat systeem al wie er kwam en wat er geboekt was. De kaart kan zich dan vanzelf vullen met afspraken die hebben plaatsgevonden: niemand stempelt iets, en een bezoek dat nooit plaatsvond, levert niets op. De grens is het spiegelbeeld van de kracht: een bezoek dat nooit in de agenda komt, telt ook niet.

De tabel vergelijkt de drie opzetten op de punten die in het dagelijks gebruik de doorslag geven. Lees eerst de laatste rij: die vertelt je welke kolom bij een zaak als de jouwe past.

Het patroon is goed te zien. De papieren kaart en de app hangen allebei af van een handmatige stap op het drukste moment van de dag. De kaart in het boekingssysteem haalt die stap weg, maar alleen voor bezoeken die in de agenda staan. De nuttige vraag is dus niet “digitaal of papier?”, maar “waar wordt het bezoek sowieso al vastgelegd?”

De app-kolom draagt meer dan de tabel laat zien. Een app-account bevat meestal een naam, een telefoonnummer of e-mailadres en de bezoekgeschiedenis, en veel apps voegen berichten en campagnes toe, wat een kaart in het boekingssysteem zelden doet. Waar de AVG geldt, zoals in de EU, geldt ze voor de app en de geïntegreerde kaart evengoed zodra een kaart bij een persoon hoort. Spreek bij een aparte app ook af of de aanbieder de gegevens in jouw opdracht verwerkt, wat een verwerkersovereenkomst vraagt, of ook voor eigen doeleinden. De gids over AVG-conforme kapperssoftware zet op een rij wat je bij een aanbieder moet nagaan.

Papier is niet de verouderde optie. Het is de juiste als de meeste bezoeken inlopers zonder afspraak zijn, zoals in een barbershop die geen afspraken aanneemt: een boekingssysteem zou die bezoeken simpelweg niet zien. Het volstaat ook als je eerst wilt uitzoeken of een kaart iets verandert voordat je je aan een systeem bindt, of als er één persoon aan de balie staat die elke vaste klant bij naam kent.

Een papieren kaart werkt als ze net zo zorgvuldig is opgezet als software:

• Een teken dat moeilijk na te maken is. Gebruik je eigen stempel of paraaf, geen vinkje dat iedereen met een pen kan zetten.
• Voorwaarden op de achterkant. Wat telt als bezoek, wat de beloning is, of stempels vervallen en of de kaart mag worden doorgegeven.
• Een regel voor kwijtgeraakte kaarten. Beslis vooraf of je ze vervangt, bijvoorbeeld na een blik in de agenda, en vertel het je team.
• Een rij die vol te krijgen is. Komt een vaste klant elke zes weken, dan duurt een rij van tien meer dan een jaar. Zes tot tien vakjes met een kleinere eerste beloning houden het doel in zicht.

Wil je eerst papier proberen, ontwerp de kaart dan in je browser met ons gratis sjabloon voor een stempelkaart: vakjes, beloning en voorwaarden op de achterkant, klaar om te printen.

De zwakte van papier is niet het papier, maar de beloning die er meestal bij hoort: een heel gratis bezoek zodra de rij vol is. Dat maakt de kaart duur, en het is het eerste om te heroverwegen als je later van systeem wisselt. Hoe je een beloning prijst, en wat klanten verder terugbrengt, staat in de gids over klantenbinding in de salon.

Een geïntegreerde kaart leest de agenda in plaats van op een stempel te wachten. Zodra een afspraak heeft plaatsgevonden, schrijft het systeem de punten ervoor bij. Een goed gebouwd systeem doet dat met een korte vertraging, bijvoorbeeld 's nachts, zodat het team de dag nog heeft om een no-show te markeren. Wordt een afspraak later als geannuleerd of als niet verschenen gemarkeerd, dan worden de punten ervan teruggeboekt. Niemand hoeft bij het afrekenen ergens aan te denken.

Twee telregels zijn gangbaar. Met punten per euro van de geboekte prijs spaart een lange kleurafspraak sneller dan even de pony bijknippen, zodat beloningen in verhouding blijven tot wat een klant uitgeeft. Met een vast aantal per bezoek telt elk bezoek even zwaar, zoals op de papieren kaart; dat past bij een zaak met één hoofdprijs. Eén keer per dag geteld blijven een knipbeurt en een kleuring op dezelfde middag één bezoek.

De beloning wordt ingewisseld waar de klant is. Het team ziet bij de afspraak dat er een beloning klaarstaat, vraagt in de stoel of de klant die wil gebruiken en bevestigt het inwisselen. De korting zelf hoort op de rekening; heeft het boekingssysteem geen kassa, dan gaat ze er in jouw kassa af. Klanten zien hun saldo zonder app: in hun klantaccount en via de link in hun afspraakmails.

Salon Wizard is een van de systemen die zo werken, vanaf het tarief Solo Plus. Het telt punten per euro van de geboekte prijs of een vast aantal per bezoek; bij één punt per bezoek en een eerste beloning die hooguit twaalf bezoeken weg is, toont de kaart stempels in plaats van een getal. Je kunt tot drie beloningen aanbieden: een gratis behandeling, desgewenst tot een maximumbedrag, een bedrag korting, een percentage korting of een cadeau. Punten kunnen een gekozen aantal maanden na de laatste bijschrijving vervallen, en bij de start kun je afspraken van de afgelopen zes of twaalf maanden bijschrijven. Staat er een beloning klaar, dan verschijnt bij de afspraak in de agenda een cadeausymbool; het team klikt op “Inwisselen” en bevestigt in een venster. Salon Wizard heeft geen kassa, dus de korting gaat er bij het afrekenen in je eigen kassa af. De voorwaarden die je klanten lezen, worden uit je instellingen gegenereerd, en op een iPhone kan de kaart op het beginscherm worden gezet.

Twee grenzen zijn goed om te kennen voordat je overstapt. Een inloper telt pas mee als het bezoek als afspraak met de naam van de klant is ingevoerd. Een behandeling met prijs “op aanvraag” levert pas punten op als het team ze met de hand bijschrijft. De functiepagina toont de kaart naast de rest van de software.

• Wat gebeurt er met de stempels op papier? Honoreer begonnen kaarten tot ze vol zijn, of schrijf ze één keer met de hand bij als een klant de kaart laat zien. Een systeem dat afgelopen afspraken kan bijschrijven, bespaart je het meeste van dat werk voor je vaste klanten.
• Wat telt als bezoek? Elke afspraak, elke dag met een afspraak of elke euro? Tellen producten mee? Het antwoord hoort in de voorwaarden.
• Wie wisselt in, en waar wordt het vastgelegd? Een beloning hoort pas als ingewisseld te gelden na een bevestiging, zodat er niets per ongeluk gebeurt. Elke inwisseling hoort met datum in de geschiedenis van de klant te staan.
• Wie ziet welke gegevens? Vraag een app-aanbieder of hij de gegevens van je klanten voor eigen doeleinden mag gebruiken, bijvoorbeeld om reclame te maken voor andere zaken. Vraag waar de gegevens worden opgeslagen en of je ze kunt exporteren.
• Wat gebeurt er als je stopt? Gespaarde punten zijn een belofte. Beslis hoe lang ze na het einde inwisselbaar blijven en zet het in de voorwaarden.
• Voorwaarden op schrift. Leg vast wat als bezoek telt, welke beloningen er zijn, wanneer punten vervallen en wat er bij het einde gebeurt, en maak de voorwaarden makkelijk vindbaar voordat iemand begint te verzamelen. De details regelt elk land zelf. In Nederland vraagt art. 3:15e BW dat de voorwaarden van online acties zoals kortingen, premies en geschenken makkelijk toegankelijk zijn en duidelijk en ondubbelzinnig worden vermeld. In België staat dezelfde regel in artikel XII.12 van het Wetboek van economisch recht. Een kaart die haar voorwaarden zelf toont, neemt je dat werk uit handen. In Salon Wizard noemen ze ook je zaak als aanbieder en, zodra je een einddatum instelt, hoe lang de kaart loopt.
• Kosten over een jaar. Tel het maandbedrag, berichten en uitbreidingen op, niet alleen de instapprijs.