Cyfrowa karta lojalnościowa dla salonu: papier, aplikacja lojalnościowa czy karta w systemie rezerwacji

To porównanie jest dla Ciebie, jeśli prowadzisz salon fryzjerski, barbershop, salon paznokci, salon kosmetyczny, studio rzęs, studio masażu albo salon groomerski i chcesz zastąpić papierową kartę lub po raz pierwszy wprowadzić kartę lojalnościową. Porównuje modele, nie dostawców. Dostawcy często zmieniają warunki, a pytania z tego artykułu pozostają te same. Ceny celowo pomijamy; tabela opisuje zamiast tego, jak rozlicza się każde rozwiązanie.

Co karta nagradza i ile może Cię kosztować każda nagroda, to osobna decyzja. Podejmij ją przed wyborem technologii: przy źle dobranej nagrodzie każde z trzech rozwiązań robi się drogie.

Papierowa karta. Klient dostaje kartę w recepcji, zespół przy płatności przybija pieczątkę albo stawia parafkę, a gdy rząd się zapełni, należy się nagroda. Kosztuje druk i pieczątkę, nie wymaga żadnej technologii i jest zrozumiała na pierwszy rzut oka. Cała ewidencja leży jednak w portfelu klienta. Jeśli karta zostanie w domu, wypierze się w kieszeni albo zginie, pieczątki znikają razem z nią.

Osobna aplikacja lojalnościowa. Kartę prowadzi dla Ciebie dostawca, który specjalizuje się w programach lojalnościowych. Zwykle klient instaluje aplikację albo zapisuje kartę w przeglądarce i pokazuje kod przy płatności, a zespół skanuje go telefonem lub tabletem. Niektóre aplikacje dodają wiadomości, oferty urodzinowe albo kampanie. Zapisanie wizyty nadal jest ręcznym krokiem przy ladzie; przeniosło się tylko z papieru na urządzenie.

Karta w systemie rezerwacji. Jeśli Twoi klienci rezerwują online albo zespół prowadzi kalendarz w programie, ten system już wie, kto przyszedł i co zarezerwował. Karta może wtedy wypełniać się sama na podstawie odbytych wizyt: nikt niczego nie stempluje, a wizyta, która się nie odbyła, nic nie daje. Ograniczenie jest lustrzanym odbiciem tej zalety. Wizyta, która nigdy nie trafi do kalendarza, też się nie liczy.

Tabela porównuje trzy rozwiązania w punktach, które decydują o codziennym użyciu. Zacznij od ostatniego wiersza: podpowiada, która kolumna pasuje do firmy takiej jak Twoja.

Prawidłowość łatwo dostrzec. Papierowa karta i aplikacja zależą od ręcznego kroku w najbardziej zabieganym momencie dnia. Karta w systemie rezerwacji usuwa ten krok, ale tylko dla wizyt, które są w kalendarzu. Sensowne pytanie nie brzmi więc „cyfrowo czy na papierze?”, tylko „gdzie i tak zapisuje się wizytę?”.

Kolumna aplikacji kryje więcej, niż pokazuje tabela. Konto w aplikacji zawiera zwykle imię, numer telefonu albo adres e-mail i historię wizyt, a wiele aplikacji dodaje wiadomości i kampanie, czego karta w systemie rezerwacji zwykle nie robi. RODO obejmuje aplikację i zintegrowaną kartę tak samo, gdy tylko karta należy do konkretnej osoby. Przy osobnej aplikacji ustal też, czy dostawca przetwarza dane w Twoim imieniu – wtedy potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych – czy także do własnych celów. Poradnik o oprogramowaniu dla salonu zgodnym z RODO wymienia, co sprawdzić u dostawcy.

Papier nie jest przestarzałą opcją. Jest właściwą wtedy, gdy większość wizyt to wejścia bez zapisów, jak w barbershopie, który nie przyjmuje rezerwacji: system rezerwacji po prostu nie zobaczyłby tych wizyt. Wystarczy też, jeśli najpierw chcesz sprawdzić, czy karta cokolwiek zmienia, zanim zdecydujesz się na system, albo gdy przy ladzie pracuje jedna osoba, która zna każdego stałego klienta z imienia.

Papierowa karta działa, jeśli przygotujesz ją tak starannie jak program:

• Znak trudny do podrobienia. Używaj własnej pieczątki albo parafki, a nie ptaszka, który każdy dopisze długopisem.
• Warunki na odwrocie. Co liczy się jako wizyta, jaka jest nagroda, czy pieczątki tracą ważność i czy kartę można przekazać innej osobie.
• Zasada na wypadek zgubienia. Ustal z góry, czy zgubioną kartę odtwarzasz, na przykład po sprawdzeniu kalendarza, i powiedz o tym zespołowi.
• Rząd, który da się zapełnić. Jeśli stały klient przychodzi co sześć tygodni, rząd dziesięciu pól to ponad rok. Sześć do dziesięciu pól z mniejszą pierwszą nagrodą trzyma cel w zasięgu wzroku.

Jeśli chcesz zacząć od papieru, zaprojektuj kartę w przeglądarce za pomocą naszego darmowego wzoru karty stałego klienta: pola, nagroda i warunki na odwrocie, gotowe do druku.

Słabością papieru nie jest papier, tylko nagroda, która zwykle z nim przychodzi: cała darmowa wizyta, gdy rząd się zapełni. To ona sprawia, że karta jest droga, i to ją warto przemyśleć jako pierwszą, jeśli później zmienisz system. Jak wycenić nagrodę i co jeszcze sprowadza klientów z powrotem, opisuje poradnik o programie lojalnościowym w salonie.

Zintegrowana karta czyta kalendarz, zamiast czekać na pieczątkę. Gdy wizyta się odbyła, system dopisuje za nią punkty. Dobrze zbudowany robi to z krótkim opóźnieniem, na przykład w nocy, żeby zespół miał jeszcze dzień na oznaczenie nieobecności. Jeśli wizyta zostanie później oznaczona jako odwołana albo jako nieobecność, jej punkty są cofane. Przy płatności nikt nie musi o niczym pamiętać.

Popularne są dwie zasady liczenia. Przy punktach za każdą złotówkę zarezerwowanej ceny długa koloryzacja przynosi punkty szybciej niż szybkie podcięcie grzywki, więc nagrody pozostają w proporcji do tego, ile klient wydaje. Przy stałej liczbie za wizytę każda wizyta liczy się tak samo jak na papierowej karcie; to pasuje do firmy z jedną główną ceną. Przy liczeniu raz na dzień strzyżenie i koloryzacja tego samego popołudnia pozostają jedną wizytą.

Nagrodę realizuje się tam, gdzie jest klient. Zespół widzi przy wizycie, że należy się nagroda, pyta w fotelu, czy klient chce z niej skorzystać, i potwierdza realizację. Sam rabat należy do rachunku; jeśli system rezerwacji nie ma kasy, odlicza się go w Twojej. Klienci widzą swoje saldo bez aplikacji: na swoim koncie klienta i pod linkiem w e-mailach o wizytach.

Salon Wizard to jeden z systemów, które działają w ten sposób, od taryfy Solo Plus wzwyż. Liczy punkty za każdą złotówkę zarezerwowanej ceny albo stałą liczbę za wizytę; przy jednym punkcie za wizytę i pierwszej nagrodzie najwyżej dwanaście wizyt dalej karta pokazuje pieczątki zamiast liczby. Możesz zaproponować do trzech nagród: darmową usługę, na życzenie z limitem kwoty, rabat kwotowy, rabat procentowy albo prezent. Punkty mogą wygasać po wybranej liczbie miesięcy od ostatniego dopisania, a na starcie możesz zaliczyć wizyty z ostatnich sześciu albo dwunastu miesięcy. Gdy należy się nagroda, przy wizycie w kalendarzu pojawia się ikona prezentu; zespół klika „Zrealizuj” i potwierdza w oknie dialogowym. Salon Wizard nie ma kasy, więc rabat odlicza się w Twojej własnej kasie. Warunki, które czytają klienci, powstają z Twoich ustawień, a na iPhonie kartę można dodać do ekranu początkowego.

Przed zmianą warto znać dwa ograniczenia. Klient bez zapisu liczy się dopiero wtedy, gdy zostanie wpisany jako wizyta z imieniem i nazwiskiem. Usługa z ceną „na zapytanie” daje punkty dopiero wtedy, gdy zespół dopisze je ręcznie. Strona funkcji pokazuje kartę razem z resztą programu.

• Co z pieczątkami na papierze? Honoruj rozpoczęte karty, dopóki się nie zapełnią, albo dopisz pieczątki jednorazowo ręcznie, gdy klient pokaże kartę. System, który potrafi zaliczyć wcześniejsze wizyty, oszczędza Ci większość tej pracy przy stałych klientach.
• Co liczy się jako wizyta? Każda wizyta, każdy dzień z wizytą czy każda złotówka? Czy liczą się produkty? Odpowiedź należy do warunków.
• Kto realizuje nagrodę i gdzie to widać? Nagroda powinna liczyć się jako zrealizowana dopiero po potwierdzeniu, żeby nic nie stało się przypadkiem. Każda realizacja powinna widnieć z datą w historii klienta.
• Kto widzi jakie dane? Zapytaj dostawcę aplikacji, czy może używać danych Twoich klientów do własnych celów, na przykład do reklamowania innych firm. Zapytaj, gdzie dane są przechowywane i czy możesz je wyeksportować.
• Co, jeśli zrezygnujesz? Zebrane punkty to obietnica. Ustal, jak długo po zakończeniu można je wykorzystać, i zapisz to w warunkach.
• Warunki na piśmie. Ustal, co liczy się jako wizyta, jakie są nagrody, kiedy punkty wygasają i co się dzieje po zakończeniu programu, a warunki udostępnij tak, by łatwo było je znaleźć, zanim ktoś zacznie zbierać. Szczegóły zależą od kraju. W Polsce ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną (art. 9 ust. 2) wymaga, by informacja handlowa w internecie wyraźnie opisywała promocje, takie jak obniżki cen czy nieodpłatne świadczenia, i jednoznacznie określała warunki skorzystania z nich. Prezent innego rodzaju niż usługa, za którą zbiera się punkty, powinien mieć niewielką wartość (art. 17a ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji); rabatów i darmowych usług ten przepis nie dotyczy. Karta, która sama pokazuje swoje warunki, zdejmuje z Ciebie tę pracę. W programie Salon Wizard warunki podają też Twoją firmę jako organizatora oraz, gdy ustawisz datę końcową, okres ważności karty.
• Koszt w skali roku. Zsumuj opłatę miesięczną, wiadomości i dodatki, a nie tylko cenę na start.