Prijzen berekenen in de schoonheidssalon: tijd, product en apparatuur

Een gezichtsbehandeling, harsen, een wimperlift en een laserbehandeling staan vaak op dezelfde prijslijst, maar hun kosten zijn totaal anders opgebouwd. Wie ze allemaal met één uurtarief berekent, maakt de apparatuurbehandelingen te goedkoop en de handbehandelingen vaak te duur. Dat merk je pas later: een apparaat dat nog niet is terugverdiend, terwijl het al aan groot onderhoud toe is.

De regels over btw, prijsvermelding en de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) hieronder zijn nagelezen bij de Belastingdienst, de ACM, de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) en in het Burgerlijk Wetboek, en gelden voor Nederland. Alle bedragen in de rekenvoorbeelden zijn ronde voorbeeldgetallen, geen marktprijzen en geen advies voor je eigen tarief.

Het eerste deel van elke prijs is tijd, en dat is meer dan de minuten op je behandelkaart. Een gezichtsbehandeling van een uur houdt je cabine vaak langer bezet: de klant komt binnen, je loopt de intake door of vraagt wat er sinds de vorige keer veranderd is, na afloop geef je advies, en daarna maak je behandelbank, instrumenten en ruimte klaar voor de volgende. Maak daarom onderscheid tussen de behandeltijd en de cabinetijd, de tijd dat de ruimte voor deze ene klant bezet is, en reken in je prijs met de cabinetijd.

Het uurtarief waarmee je die tijd vermenigvuldigt, haal je uit je productieve uren: niet alle betaalde uren dat je in de salon bent, maar alleen de uren waarin een klant op je behandelbank ligt voor een behandeling waarvoor ze betaalt. Inkoop, administratie, social media, bijscholing, schoonmaken aan het eind van de dag, lege plekken in je agenda en weken met vakantie, feestdagen of ziekte gaan eraf.

uurtarief = (vaste kosten per jaar + gewenst inkomen per jaar) ÷ productieve uren per jaar

Onder de vaste kosten vallen huur, energie, verzekeringen, software, boekhouder, de inrichting van je behandelruimte en eventuele loonkosten. Apparatuur laat je hier bewust buiten, want die reken je per behandeling toe; daarover gaat hoofdstuk 3.

Een rekenvoorbeeld met ronde getallen: € 57.600 aan vaste kosten en gewenst inkomen, gedeeld door 960 productieve uren, geeft € 60 per productief uur. Een gezichtsbehandeling met 75 minuten cabinetijd kost dan € 75 aan tijd.

Het tweede deel is materiaal. Je koopt grote professionele verpakkingen en gebruikt per klant een klein deel, dus reken je elke verpakking terug naar gebruik per klant:

• Producten die je doseert, zoals reinigingsmelk, peelings, serums en maskers: deel de inkoopprijs door het aantal behandelingen dat je gemiddeld uit een verpakking haalt. Tel dat één keer echt na, want bij het schatten vergeet je het restje dat niet meer uit de pomp komt.
• Producten per stuk, zoals ampullen, sheetmaskers en wimperpads: de prijs per stuk maal het aantal per behandeling.
• Wax en andere producten per gewicht: weeg wat je per zone gebruikt en reken met de prijs per gram.
• Wegwerpmateriaal: spatels, handschoenen, onderleggers, wattenschijfjes, harsstrips en papieren handdoeken. Klein per stuk, maar bij elke klant opnieuw.
• Wasgoed: handdoeken en hoeslakens die na elke klant de was in gaan, met water, energie en wasmiddel.

Let ook op de houdbaarheid na openen. Een product dat je zelden gebruikt en na een paar maanden weggooit, kost per behandeling veel meer dan de verpakking doet vermoeden. Deel de inkoopprijs dan door het aantal behandelingen dat je er binnen die termijn werkelijk mee doet.

Bied je ook manicure of pedicure aan, dan komen kleur, gel en design per nagel erbij. Hoe je dat doorrekent, lees je in nagelstudioprijzen berekenen.

Het derde deel is apparatuur. Een laser, IPL-apparaat of microneedlingpen kost bij aanschaf veel en daarna blijft het geld kosten: onderhoud, onderdelen of handstukken, kalibratie, de bijbehorende training en soms een servicecontract. Verstop die kosten niet in je algemene uurtarief, want dan betalen je handbehandelingen mee aan een apparaat dat ze niet gebruiken. Reken ze per behandeling toe:

apparaatkosten per behandeling = (aanschafprijs + onderhoud, onderdelen en training over de gebruiksduur − restwaarde) ÷ aantal behandelingen over de gebruiksduur

Een rekenvoorbeeld met ronde getallen: een apparaat van € 10.000, met € 500 per jaar aan onderhoud en onderdelen, dat je vijf jaar gebruikt en daarna niets meer waard is, kost in totaal € 12.500. Doe je er 500 behandelingen per jaar mee, dus 2.500 in vijf jaar, dan draagt elke behandeling € 5 bij. Bij 250 per jaar wordt dat € 10.

Dat verschil is de valkuil. Het aantal behandelingen is de onzekerste waarde in de som, en bij de verkoop van een apparaat wordt vaak met een volle agenda gerekend. Reken zelf met het aantal dat je in je huidige agenda al ziet. De gebruiksduur is hier een bedrijfseconomische schatting; hoe je het apparaat fiscaal afschrijft, bespreek je met je boekhouder.

Laser, IPL en microneedling noemt de IGJ als voorbeelden van behandelingen waarvoor de Wkkgz geldt. Die wet geldt volgens de inspectie „voor aanbieders van schoonheidsbehandelingen waarbij er kans op schade is door gebruikte middelen”, met verplichtingen zoals een klachtenregeling en een procedure voor het melden van calamiteiten. De inspectie verwacht ook dat per hulpmiddel „de onderhoudsstatus vastgelegd en het onderhoud geregeld” is. De klachtenregeling hoort dus bij je vaste kosten, het geplande onderhoud bij het apparaat.

En bij de aanschaf: doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan trek je volgens de Belastingdienst geen btw af over je zakelijke kosten en investeringen. De btw op een duur apparaat hoort dan in de aanschafprijs in de formule.

Met de drie delen samen reken je elke behandeling door:

prijs exclusief btw = cabinetijd in uren × uurtarief + product per behandeling + apparaatkosten per behandeling
prijs op de lijst = prijs exclusief btw × 1,21, afgerond

Voortbouwend op de voorbeelden hierboven: een apparaatbehandeling met 45 minuten cabinetijd kost € 45 aan tijd bij € 60 per uur. Met € 3 aan product en € 5 aan apparaat kom je op € 53 exclusief btw, en met 21 procent btw op € 64,13, af te ronden op bijvoorbeeld € 65.

Die 21 procent is geen vergissing. Het verlaagde tarief van 9 procent geldt voor kappersdiensten, en de Belastingdienst noemt schoonheidsbehandelingen uitdrukkelijk als dienst die daar niet onder valt. Werk je onder de KOR, dan reken je geen btw zolang je omzet onder € 20.000 per kalenderjaar blijft; ga je in een jaar over die grens, dan moet je je volgens de Belastingdienst meteen afmelden en komt er 21 procent bij. Reken je lijst daarom ook eens door alsof je btw rekent.

Op je prijslijst en boekingspagina staat de prijs inclusief btw. Volgens de ACM horen kosten die de klant niet kan kiezen in die prijs. Is een intake of proefplek vóór een laserbehandeling verplicht en reken je daar iets voor, verwerk dat bedrag dan in de prijs van de eerste sessie. Behandelingen die per zone verschillen, zoals harsen of ontharen met licht, zet je per zone op de lijst in plaats van met één vanaf-prijs.

Ontharen met licht of een acnetraject verkoop je vaak als reeks. Geef daarop alleen korting als je er iets voor terugkrijgt, zoals een vaste plek in je agenda voor maanden vooruit, en reken de korting daaruit terug. Hoe je zulke trajecten plant en per klant volgt, lees je bij behandelseries plannen in de beautystudio.

Wil je de drie delen met je eigen kosten en uren doorrekenen, gebruik dan de prijscalculator. Neem het apparaat daar niet op in je vaste kosten, maar tel de apparaatkosten per behandeling op bij het materiaal.

Reken je lijst minstens één keer per jaar door, en daarnaast bij drie gelegenheden: als je een nieuw apparaat koopt, want dan verandert vaak ook je bezetting; als een leverancier zijn prijzen verhoogt, want bij behandelingen met veel product zie je dat direct in je marge; en als een behandeling structureel weken vooruit volgeboekt is, want dan is de prijs te laag.

Kijk ook naar wat er op je lijst staat en bijna nooit geboekt wordt. Zulke behandelingen kosten productvoorraad die over de datum gaat en tijd bij het inwerken van personeel. Een kortere lijst met goed doorgerekende prijzen levert vaak meer op.

Kondig een verhoging een paar weken vooraf aan op je website, je boekingspagina en in de salon, met één of twee zinnen over de reden. Wie een reeks al heeft gekocht of een afspraak al heeft vastgelegd, houdt de afgesproken prijs. Dat is ook juridisch de veilige kant: een beding in algemene voorwaarden waarmee je een afgesproken prijs binnen drie maanden na het sluiten van de overeenkomst verhoogt, geldt tegenover consumenten als onredelijk bezwarend, tenzij de klant dan mag ontbinden (artikel 6:236 onder i BW).

Introduceer je een nieuwe behandeling met een openingsprijs, toon de korting dan eerlijk. De ACM verwacht dat je een aanbiedingsprijs vergelijkt met de laagste prijs van de afgelopen 30 dagen, en bij een dienst die korter dan 30 dagen op de markt is met de laagste prijs sinds de introductie. Een doorgestreepte prijs die je nooit echt hebt gevraagd, hoort er niet op.