Come calcolare il prezzo dei trattamenti estetici: cabina, prodotti e apparecchi

Un listino ricavato dai prezzi della zona funziona finché nulla cambia. Quando arriva un apparecchio nuovo, un fornitore rivede i prezzi o entra in squadra una collaboratrice, senza sapere quanto costa un'ora di trattamento ogni decisione si prende a occhio.

Qui il calcolo è diviso in passi: le ore in cui la cabina lavora davvero, quanto deve rendere ciascuna, la dose di prodotto di ogni trattamento, la quota che ripaga gli apparecchi, i pacchetti, l'arrotondamento e la comunicazione degli aumenti. Nessuna cifra di mercato: solo il metodo, da riempire con i tuoi numeri.

In un centro estetico l'unità di misura è la cabina. Ogni cabina ha un orario in cui è disponibile e un numero molto più piccolo di ore in cui ospita una cliente che paga. In mezzo stanno la preparazione del lettino, il cambio della carta monouso e della biancheria, la sanificazione delle superfici, il tempo per spogliarsi e rivestirsi, la consulenza iniziale, la pulizia degli strumenti, le sedute disdette all'ultimo.

Lo stesso vale per le persone. Un'estetista retribuita per otto ore non tratta per otto ore: una parte del suo tempo va all'accoglienza, alla vendita dei prodotti, agli ordini, al riordino. La differenza fra ore retribuite e ore di trattamento è il dato che decide il prezzo, e si misura. Prendi quattro settimane ordinarie, somma per cabina e per persona la durata dei trattamenti eseguiti e confrontala con le ore disponibili: ottieni il grado di occupazione di ciascuna.

Metti nel conto chiusure estive, festività, formazione e malattie. Un centro che lavora undici mesi deve far pagare in undici mesi i costi di dodici, e il calcolo più onesto prende le ore vendibili di un anno intero e le divide per dodici.

Somma i costi che il centro sostiene ogni mese a prescindere dalle clienti: affitto, energia, acqua calda, lavanderia, rate o canoni di noleggio degli apparecchi, manutenzioni, contributi, stipendi e oneri, commercialista, assicurazione, software. Aggiungi il compenso che ti serve come titolare e dividi il totale per le ore di trattamento vendibili del mese.

costo orario di cabina = (costi fissi mensili + compenso) ÷ ore di trattamento vendibili

prezzo minimo = costo orario × durata completa + prodotti + quota apparecchio + margine

La durata completa non è il tempo in cui le mani lavorano: comprende accoglienza, preparazione, cambio del lettino e i minuti di riordino prima della cliente successiva. Un trattamento viso con cinquanta minuti di lavoro che occupa la cabina per un'ora va calcolato su un'ora.

Esempio di calcolo, con numeri tondi inventati apposta per mostrare il metodo: con 5.000 euro di costi e compenso e 125 ore di trattamento vendibili al mese, ogni ora di cabina deve portare 40 euro prima di prodotti e apparecchi. Il margine si aggiunge sopra, come percentuale uguale per tutti i trattamenti.

Per saltare la divisione: nel calcolatore dei prezzi per saloni e centri estetici inserisci costo orario, durata, prodotti e ricarico di utile, e vedi il prezzo che ne risulta, anche con l'IVA.

Il prodotto si conta per dose, non per confezione. Per ogni trattamento del listino stabilisci una volta quanto se ne usa, tra millilitri di siero, grammi di maschera, cera per zona, fiale, bende e materiale monouso, e moltiplica per il costo al millilitro o al grammo ricavato dalla fattura del fornitore. Verifica con qualche seduta vera, misurando: le dosi a occhio tendono a crescere con il tempo. Anche le confezioni aperte che scadono prima di finire vanno contate, e sono un buon argomento per tenere meno referenze.

Gli apparecchi chiedono un conto a parte. Un macchinario comprato o noleggiato deve ripagarsi con i trattamenti che lo usano, non con il listino intero. La quota per seduta si ricava così:

quota apparecchio = (costo dell'apparecchio + manutenzione e ricambi previsti) ÷ sedute realistiche nel periodo in cui lo userai

Il numero decisivo è il divisore. Le sedute realistiche non sono quelle che la macchina potrebbe fare in teoria, ma quelle che la tua agenda riempirà davvero, tolti i mesi in cui la domanda cala. Se la quota che ne esce è troppo alta per i prezzi che la tua clientela accetta, l'apparecchio è sovradimensionato per il centro, ed è meglio scoprirlo prima dell'acquisto. Con un noleggio il conto è più semplice: canone mensile diviso per le sedute del mese. Il piano di ammortamento da usare in bilancio lo decide il commercialista; per il prezzo conta quello economico.

Prima di mettere a listino un trattamento con apparecchio, verifica che l'uso previsto rientri fra quelli consentiti all'estetista, come spiega la guida su come aprire un centro estetico: un trattamento che non puoi offrire non ha prezzo. E se nel centro fai anche le unghie, il calcolo di materiale e nail art è descritto in prezzi, materiale e nail art nel centro unghie.

I percorsi a più sedute, come epilazione o trattamenti corpo, spingono verso i pacchetti. Un pacchetto ben calcolato parte dal costo, non dal listino: lo sconto sostenibile è quello che ti fanno risparmiare le sedute prenotate in anticipo, cioè meno buchi in agenda e meno tempo speso a riempirli. Uno sconto fissato perché il centro vicino fa lo stesso rischia di vendere dieci sedute sotto costo. Scrivi sempre che cosa comprende il pacchetto, entro quando va usato e che cosa succede se la cliente interrompe: sono domande che arrivano comunque, meglio averle risolte prima. Come impostare percorsi che si leggono nello storico della cliente è spiegato in percorsi di trattamento nel centro estetico.

Quando il prezzo cambia con la zona trattata, come nell'epilazione, un listino per zone vale più di un unico «da … euro». Il decreto legislativo 59/2010, all'articolo 31, chiede a chi presta un servizio di fornire al cliente, in tempo utile prima del contratto o, se non c'è un contratto scritto, prima della prestazione, il prezzo del servizio quando è predefinito per quel tipo di servizio. Fra i modi ammessi ci sono le informazioni rese facilmente accessibili sul luogo della prestazione e quelle accessibili per via elettronica: listino in istituto e listino online devono quindi dire la stessa cosa. Il regolamento del tuo Comune può aggiungere l'obbligo di esporre le tariffe nei locali; chiedi al SUAP.

Arrotonda verso l'alto, a cifre intere, e mostra alla cliente il prezzo finale. Il regime fiscale cambia quanto ne resta al centro: il forfettario non addebita IVA, l'ordinario la include nel prezzo. Fatti confermare dal commercialista l'aliquota dei tuoi trattamenti e dei prodotti che rivendi.

Un listino si rivede per ragioni misurabili: il costo orario ricalcolato è salito, un fornitore ha cambiato i prezzi, un apparecchio nuovo è entrato in cabina, la cabina più richiesta è piena per settimane. Guarda anche il caso opposto: un trattamento che nessuno prenota non migliora con un prezzo più alto, ma forse con una descrizione diversa, o togliendolo dal listino.

Per comunicare un aumento bastano tre elementi: la data da cui vale, i trattamenti interessati, una ragione detta in una frase. Mettili in istituto, sul sito e nella conferma di prenotazione qualche settimana prima. Le sedute di un percorso già pagato restano al prezzo pattuito: cambiare le condizioni a metà è il modo più rapido per perdere la fiducia di una cliente abituale. E il team risponde a chi chiede con le stesse parole.

Il momento migliore per parlarne è quando la cliente fissa la seduta successiva: può decidere con calma, invece di scoprire il nuovo prezzo alla cassa. Nei trattamenti a ciclo, annunciare il cambio con una seduta di anticipo evita sorprese a metà percorso.

Per la parte di agenda Salon Wizard è una delle possibilità, con pagina di prenotazione online, scheda cliente con note e storico degli appuntamenti, conferme e promemoria via e-mail; incassi, pacchetti e cassa vanno gestiti con altri strumenti.