Avant le prochain rendez-vous, consultez la fiche plutôt que de reposer les mêmes questions. Votre équipe retrouve les coordonnées, les notes personnelles et les rendez-vous passés au même endroit.
Un habitué est installé, et la personne qui s'en occupe d'ordinaire est absente. La couleur préparée la dernière fois figure sur un papier dans l'arrière-boutique – ou dans la tête de personne. C'est précisément ce moment que résout un fichier client numérique : coordonnées, notes et historique complet des rendez-vous se trouvent au même endroit, que chaque membre de l'équipe peut ouvrir. Chez Salon Wizard, ce n'est pas un module en supplément mais une fonction incluse dans chaque forfait.
Volontairement peu de champs, mais ceux qui sont réellement remplis. Une fiche à trente champs obligatoires n'est plus tenue à jour au bout de quinze jours – et une fiche à moitié tenue est pire que rien, car plus personne ne sait si une note absente signifie quelque chose ou a simplement été oubliée.
Joignez votre client. Envoyez les confirmations dans sa langue préférée.
Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et langue préférée. C'est elle qui détermine la langue des confirmations et des rappels – utile partout où la clientèle fidèle ne parle pas toute la même. La fiche n'exige rien de plus : un client dont vous n'avez que le nom et le portable se crée aussi facilement qu'un autre entièrement renseigné.
Consignez une formule de couleur ou une préférence dans une note libre. Sans formulaire spécialisé rigide.
Un champ de notes libre par client. La formule de couleur y figure, une intolérance, la préférence pour un poste précis – ce dont votre métier a besoin. Du texte libre plutôt qu'un formulaire rigide, et c'est délibéré : un masque à champs fixes convient soit au salon de coiffure, soit à l'institut, jamais aux deux, et ce qui n'y entre pas retourne sur un bout de papier. Comme le champ n'impose aucune forme, chaque équipe développe sa propre écriture abrégée – précisément celle qui sera relue dans cet établissement.
Retrouvez la dernière visite, même si une autre personne prend le relais aujourd’hui.
Chaque rendez-vous reste attaché à la fiche : ce qui était réservé, quand, et avec qui dans l'équipe. Deux ans plus tard, ce qui a été fait la dernière fois reste lisible. C'est la partie qui survit à un changement d'équipe : quand quelqu'un s'en va, l'historique des clients reste au lieu de partir avec la personne. Cela répond aussi à la question posée sans cesse à l'accueil : quand ce client est-il venu la dernière fois ?
Planifiez le rythme de vos habitués sous forme de rendez-vous récurrents.
Les rendez-vous qui reviennent – toutes les quatre semaines avec la même personne de l'équipe, par exemple – tournent en série sur la fiche au lieu d'être ressaisis à chaque fois. Pour une clientèle au rythme régulier, c'est la différence entre un agenda qui se remplit seul et un agenda renégocié à chaque visite. Si une date saute, cela ne concerne que cette date et non toute la série.
Commencez avec votre prochain client. Le fichier se constitue rendez-vous après rendez-vous ; l’import de fichiers n’est pas disponible.
La plupart des salons ne viennent pas d'un autre logiciel mais de fiches cartonnées, d'un carnet ou d'un tableur. Le passage relève donc de l'habitude et non du projet informatique : vous créez la fiche au rendez-vous suivant, y écrivez la note directement, et après un cycle de soins votre clientèle fidèle est entièrement saisie. À un rythme de six semaines, cela représente un bon trimestre – sans une seule soirée passée à recopier d'anciennes fiches.
Il n'existe pas d'import depuis un fichier existant – et recopier l'ancien stock est rarement rentable. Qui suit les mêmes clients depuis des années n'en a de toute façon plus la moitié dans son agenda. Si vous préférez démarrer avec une base, saisissez à la main les vingt ou trente fiches qui comptent : c'est l'affaire d'un après-midi et cela couvre les clients essentiels.
Saisissez ses coordonnées lors de sa prochaine visite.
Consignez ce que l’équipe doit savoir avant le prochain rendez-vous.
Ouvrez la note existante. Complétez-la après le soin.
Les données clients appartiennent à votre salon. Elles sont hébergées en Allemagne, sans être transmises à une place de marché de réservation.
Un fichier client contient des coordonnées, des historiques de soins et parfois des informations de santé. Les données sont hébergées sur des serveurs en Allemagne, le traitement est conforme au RGPD, et elles appartiennent à votre salon. Pour une note signalant une intolérance, ce n'est pas une formalité : c'est ce qui autorise à l'écrire, et ce qui décide de qui pourra la lire ensuite.
C'est exactement là que se situe la différence avec une place de marché : y faire passer ses rendez-vous, c'est lui confier la relation client. Les réservations passées par votre propre site de salon n'arrivent que chez vous – sans transmission et sans commission sur le rendez-vous. Si vous changez un jour de prestataire, la relation client vous suit ; elle n'a jamais appartenu à personne d'autre.
La formule de couleur est le cas d'école : quel mélange, quel temps de pose, quel résultat. Inscrite dans la note plutôt que dans la tête d'une seule personne, elle rend chaque rendez-vous remplaçable – et la série toutes les six semaines tourne d'elle-même.
Les soins s'enchaînent, et ce qui a été utilisé la dernière fois détermine le suivant. L'historique de la fiche montre la progression ; les intolérances figurent dans la note, où elles sont lues avant le soin.
Remplissage ou pose complète, quelle couleur était en place et combien de temps elle a tenu : la progression est dans l'historique, le détail dans la note. Cela évite la question à laquelle chaque cliente a déjà répondu deux fois.
Rien de plus. Le fichier client est inclus dans chaque forfait – pas de module à débloquer séparément, et aucun supplément par membre de l'équipe à l'intérieur d'un forfait.
Créer un compte, saisir vos prestations et constituer votre fichier ne coûte rien et n'exige aucune coordonnée bancaire. Dès que de vrais rendez-vous passent par votre page de réservation, il vous faut l'un des trois forfaits – résiliable mensuellement et sans commission par réservation.
Voir les tarifsIl n'y a pas d'application à installer. L'interface est optimisée pour le téléphone : vous ouvrez le fichier à l'accueil, au poste et en déplacement, dans un navigateur – sans mise à jour ni magasin d'applications. Concrètement, un raccourci sur l'écran d'accueil se comporte comme une application, et personne n'a rien à installer sur un second appareil.
Il n'y a pas d'import. En pratique, cela pose rarement problème : vous créez chaque fiche au rendez-vous suivant du client, et après un cycle de soins votre clientèle fidèle est saisie. Si vous voulez démarrer avec une base, saisissez à la main les clients les plus importants – ils sont en général bien moins nombreux que ne le laisse croire l'ancien fichier.
Oui, et c'est le but. Le fichier existe pour qu'un remplacement dispose du même niveau d'information que la personne qui suit habituellement ce client. Qui peut se connecter reste votre décision, via la gestion de l'équipe ; sans accès, personne ne voit les notes. Pour les remarques vraiment personnelles, la règle du papier vaut toujours : n'y figure que ce que l'équipe doit savoir pour le soin.
Sur des serveurs situés en Allemagne, traitées conformément au RGPD. Elles appartiennent à votre salon et ne sont transmises à aucune place de marché. Vos clients gèrent eux-mêmes leurs rendez-vous depuis l'espace client – avec un compte, ou en tant qu'invité avec le numéro de réservation et l'adresse e-mail, sans avoir à s'inscrire quelque part pour déplacer un rendez-vous.
Le constituer et le consulter ne coûte rien et n'exige aucune coordonnée bancaire. Pour faire tourner de vrais rendez-vous, il faut l'un des trois forfaits ; le fichier client est inclus dans les trois – ce n'est pas une option absente du forfait le moins cher et réservée aux suivants.
Ouvrez un compte, saisissez un premier client, ajoutez une note – et voyez ce que cela donne au quotidien avant de choisir un forfait.
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