Antes de la próxima cita, consulta la ficha en vez de volver a preguntar. Tu equipo tiene los datos de contacto, las notas personales y las citas anteriores en un solo sitio.
Un cliente habitual está sentado y la persona que suele atenderle libra. Qué color se mezcló la última vez está en un papel en la trastienda – o en la cabeza de nadie. Ese es exactamente el momento que resuelve una ficha de cliente digital: datos de contacto, notas y el historial completo de citas están en un único sitio que cualquiera del equipo puede abrir. En Salon Wizard no es un módulo aparte, sino parte de todos los planes.
Pocos campos a propósito, y son los que de verdad se rellenan. Una ficha con treinta campos obligatorios deja de mantenerse a las dos semanas – y una ficha a medias es peor que ninguna, porque ya nadie sabe si la falta de una nota significa algo o simplemente se olvidó.
Contacta con tu cliente. Envía las confirmaciones en el idioma que tenga guardado.
Nombre, correo electrónico, teléfono e idioma preferido. El idioma decide en cuál llegan la confirmación y el recordatorio – útil allí donde la clientela habitual no habla toda la misma lengua. La ficha no pide más: un cliente del que solo tienes el nombre y el móvil se crea igual de fácil que uno con todos los datos.
Guarda una fórmula de color o una preferencia en una nota de texto libre. Sin formularios especializados rígidos.
Un campo de notas libre por cliente. Ahí va la fórmula de color, una intolerancia, la preferencia por un puesto concreto – lo que necesite tu oficio. Texto libre y no un formulario rígido, y es deliberado: una máscara de campos fijos encaja o con la peluquería o con el centro de belleza, nunca con ambos, y lo que no cabe acaba otra vez en un papel. Como el campo no impone forma, cada equipo desarrolla su propia manera abreviada de escribir – justo la que después se lee en ese salón.
Consulta la última visita, aunque hoy atienda otra persona.
Cada cita queda en la ficha: qué se reservó, cuándo y con quién del equipo. Dos años después sigue siendo posible saber qué se hizo la última vez. Es la parte que sobrevive a un cambio de personal: cuando alguien se va, el historial de los clientes se queda en lugar de marcharse con esa persona. Y responde a la pregunta que se hace constantemente en recepción: ¿cuándo vino este cliente por última vez?
Planifica el ritmo de tus clientes habituales con una serie de citas periódicas.
Las citas que se repiten – cada cuatro semanas con la misma persona del equipo, por ejemplo – funcionan como serie en la ficha en lugar de crearse de nuevo cada vez. Para clientes con un ritmo fijo esa es la diferencia entre una agenda que se llena sola y otra que se renegocia en cada visita. Si cae una cita suelta, solo afecta a esa cita y no a toda la serie.
Empieza con tu próximo cliente. Crea las fichas cita a cita; no hay importación de archivos.
La mayoría de los salones no viene de otro software, sino de fichas de cartulina, una libreta o una hoja de cálculo. El cambio es por tanto una costumbre y no un proyecto de datos: creas la ficha en la próxima cita, escribes la nota directamente en ella y, tras un ciclo de tratamientos, tu clientela habitual está registrada por completo. Con un ritmo de seis semanas eso es un buen trimestre – sin una sola tarde copiando fichas antiguas.
No hay importación desde un archivo existente – y copiar el histórico rara vez compensa. Quien lleva años atendiendo a los mismos clientes ya no tiene a la mitad en la agenda. Si aun así prefieres empezar con algo, introduce a mano las veinte o treinta fichas que importan: es cosa de una tarde y cubre a los clientes que cuentan.
Introduce sus datos de contacto en la próxima visita.
Deja por escrito lo que el equipo debe saber antes de la siguiente cita.
Abre la nota anterior. Complétala después del tratamiento.
Los datos de tus clientes pertenecen a tu salón. Se alojan en servidores en Alemania, sin cederlos a un marketplace de reservas.
Una ficha de cliente contiene datos de contacto, historiales de tratamiento y, a veces, información de salud. Los datos están en servidores en Alemania, el tratamiento cumple el RGPD y los datos pertenecen a tu salón. Con una nota sobre una intolerancia eso no es una formalidad: es la razón por la que puede escribirse siquiera, y decide quién podrá leerla después.
Ahí está justo la diferencia con un portal de reservas: quien hace pasar sus citas por un marketplace le entrega la relación con el cliente. Las reservas hechas desde tu propia web de salón llegan solo a ti – sin cesión y sin comisión por cita. Si algún día cambias de proveedor, la relación con el cliente se va contigo; nunca fue de nadie más.
La fórmula de color es el caso clásico: qué mezcla, cuánto tiempo de exposición, qué resultado. Escrita en la nota en vez de guardada en la cabeza de una sola persona, cualquier cita se puede cubrir – y la serie cada seis semanas se ocupa sola.
Los tratamientos se apoyan unos en otros y lo que se usó la última vez decide el siguiente. El historial de la ficha muestra la evolución; las intolerancias están en la nota, donde se leen antes del tratamiento.
Relleno o esculpido nuevo, qué color llevaba y cuánto aguantó: la evolución está en el historial y el detalle en la nota. Eso ahorra la pregunta que cada cliente ya ha respondido dos veces.
Nada aparte. La ficha de cliente está incluida en todos los planes – no es un módulo que se active por separado, y dentro de un plan no hay recargo por empleado.
Crear la cuenta, introducir tus servicios y montar la ficha no cuesta nada y no exige datos de pago. En cuanto pasen citas reales por tu página de reservas necesitas uno de los tres planes – cancelable cada mes y sin comisión por reserva.
Ver preciosNo hay una aplicación que instalar. La interfaz está optimizada para el móvil, así que abres la ficha en recepción, en el puesto y fuera del salón desde el navegador – sin actualizaciones ni tienda de aplicaciones. En la práctica, un acceso directo en la pantalla de inicio se comporta como una app y nadie tiene que instalar nada en un segundo dispositivo.
No hay importación. En la práctica rara vez es un problema: creas cada ficha en la siguiente cita de ese cliente y, tras un ciclo de tratamientos, tu clientela habitual está registrada. Si quieres empezar con base, introduce a mano los clientes más importantes – suelen ser bastantes menos de los que sugiere el fichero antiguo.
Sí, y ese es el objetivo. La ficha existe para que quien sustituya tenga el mismo punto de partida que la persona que suele atender a ese cliente. Quién puede iniciar sesión lo decides tú, en la gestión de empleados; quien no tiene acceso tampoco ve las notas. Para observaciones realmente personales vale la misma regla que en papel: dentro va solo lo que el equipo necesita para el tratamiento.
En servidores situados en Alemania, tratados conforme al RGPD. Los datos pertenecen a tu salón y no se ceden a ningún portal de reservas. Los clientes gestionan sus propias citas desde el portal de cliente – con cuenta o como invitados con el número de reserva y el correo electrónico, sin tener que registrarse en ningún sitio para mover una cita.
Montarla y verla no cuesta nada y no exige datos de pago. Para operar con citas reales necesitas uno de los tres planes; la ficha de cliente está incluida en los tres – no es un extra que falte en el plan más barato y aparezca más arriba.
Abre una cuenta, añade un primer cliente, escribe una nota – y comprueba cómo funciona en el día a día antes de decidirte por un plan.
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