Kartoteka klienta, którą rozumie cały zespół
Stały klient siedzi w fotelu, a osoba, która zwykle się nim zajmuje, ma wolne. Jaki kolor mieszano ostatnim razem, zapisano na kartce na zapleczu – albo w niczyjej głowie. Właśnie ten moment rozwiązuje cyfrowa kartoteka klienta: dane kontaktowe, notatki i pełna historia wizyt leżą w jednym miejscu, które może otworzyć każda osoba z zespołu. W Salon Wizard nie jest to dodatkowy moduł, lecz element każdego abonamentu.
Co zawiera kartoteka klienta
Celowo niewiele pól – i to te, które naprawdę są wypełniane. Kartoteka z trzydziestoma polami obowiązkowymi po dwóch tygodniach przestaje być prowadzona – a kartoteka prowadzona po połowie jest gorsza niż żadna, bo nikt już nie wie, czy brak notatki coś znaczy, czy po prostu o niej zapomniano.
Dane kontaktowe i język
Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz preferowany język. To on decyduje, w jakim języku dotrą potwierdzenie i przypomnienie – przydatne wszędzie tam, gdzie stali klienci nie mówią jednym językiem. Więcej kartoteka nie wymaga: klienta, po którym masz tylko imię i numer komórki, założysz równie łatwo jak takiego z kompletem danych.
Notatki: receptura koloru, nietolerancja, preferencja
Jedno swobodne pole notatki na klienta. Tam trafia receptura koloru, nietolerancja, preferowane stanowisko – to, czego wymaga Twoja branża. Świadomie swobodny tekst, a nie sztywny formularz: maska ze stałymi polami pasuje albo do salonu fryzjerskiego, albo do kosmetycznego, nigdy do obu, a to, co się w niej nie mieści, i tak ląduje na kartce. Ponieważ pole nie narzuca formy, każdy zespół wypracowuje własny skrótowy zapis – dokładnie ten, który w tym salonie jest potem czytany.
Pełna historia wizyt
Każda wizyta zostaje przy kartotece: co było zarezerwowane, kiedy i u kogo z zespołu. Nawet po dwóch latach wiadomo, co zrobiono ostatnim razem. To ta część, która przetrwa zmianę w zespole: gdy ktoś odchodzi, historia klientów zostaje, zamiast odejść razem z tą osobą. Odpowiada też na pytanie zadawane w recepcji bez przerwy – kiedy ten klient był tu ostatni raz?
Wizyty cykliczne dla stałych klientów
Powtarzające się wizyty – na przykład co cztery tygodnie u tej samej osoby z zespołu – działają jako seria przy kartotece i nie trzeba ich zakładać za każdym razem od nowa. Dla stałych klientów o ustalonym rytmie to różnica między kalendarzem, który wypełnia się sam, a takim, który negocjuje się przy każdej wizycie. Jeśli wypadnie pojedynczy termin, dotyczy to tylko tego terminu, a nie całej serii.
Od kartoteki papierowej do cyfrowej
Większość salonów nie przychodzi z innego oprogramowania, lecz z kartek, zeszytu albo arkusza kalkulacyjnego. Przejście jest więc kwestią nawyku, a nie projektu informatycznego: zakładasz kartotekę przy następnej wizycie, od razu wpisujesz notatkę, a po jednym cyklu zabiegowym Twoi stali klienci są w komplecie. Przy rytmie sześciu tygodni to dobry kwartał – bez ani jednego wieczoru spędzonego na przepisywaniu starych kartek.
Importu z istniejącego pliku nie ma – a przepisywanie starej bazy rzadko się opłaca. Kto od lat obsługuje tych samych klientów, połowy z nich i tak nie ma już w kalendarzu. Jeśli mimo to wolisz zacząć z jakąś bazą, wpisz ręcznie dwadzieścia albo trzydzieści najważniejszych kartotek: to jedno popołudnie, a obejmuje klientów, na których naprawdę zależy.
Dane klientów są wrażliwe – co się z nimi dzieje
Kartoteka zawiera dane kontaktowe, przebieg zabiegów, a czasem informacje o zdrowiu. Dane leżą na serwerach w Niemczech, przetwarzanie jest zgodne z RODO, a dane należą do Twojego salonu. Przy notatce o nietolerancji to nie formalność: to powód, dla którego taką notatkę w ogóle wolno zapisać, i to ona rozstrzyga, kto może ją później przeczytać.
Tu właśnie leży różnica wobec portalu rezerwacyjnego: kto prowadzi wizyty przez platformę, oddaje jej relację z klientem. Rezerwacje przez własną stronę salonu trafiają wyłącznie do Ciebie – bez przekazywania i bez prowizji od wizyty. Jeśli kiedyś zmienisz dostawcę, relacja z klientem idzie z Tobą; nigdy nie należała do nikogo innego.
Kartoteka w salonie fryzjerskim, kosmetycznym i paznokci
Salon fryzjerski
Receptura koloru to przypadek klasyczny: jaka mieszanka, jaki czas działania, jaki efekt. Zapisana w notatce zamiast w głowie jednej osoby sprawia, że każdą wizytę da się przejąć – a seria co sześć tygodni i tak biegnie sama.
Zobacz oprogramowanie dla salonów fryzjerskich
Salon kosmetyczny
Zabiegi wynikają jeden z drugiego, a to, czego użyto ostatnio, decyduje o następnym. Historia przy kartotece pokazuje przebieg; nietolerancje stoją w notatce, gdzie czyta się je przed zabiegiem.
Zobacz oprogramowanie dla salonów kosmetycznych
Salon paznokci
Uzupełnienie czy nowa stylizacja, jaki kolor był ostatnio i jak długo się trzymał: przebieg jest w historii, szczegóły w notatce. To oszczędza pytanie, na które każdy klient odpowiadał już dwa razy.
Ile kosztuje kartoteka klienta
Nic dodatkowo. Kartoteka jest w każdym abonamencie – to nie moduł odblokowywany osobno, a w ramach abonamentu nie ma dopłaty za pracownika.
Założenie konta, wpisanie usług i zbudowanie kartoteki nic nie kosztuje i nie wymaga danych do płatności. Gdy przez Twoją stronę rezerwacji zaczną iść prawdziwe wizyty, potrzebny jest jeden z trzech abonamentów – z miesięcznym okresem wypowiedzenia i bez prowizji od rezerwacji.
Częste pytania o kartotekę klienta
Czy kartoteka jest dostępna jako aplikacja?
Nie ma osobnej aplikacji do zainstalowania. Interfejs jest przygotowany pod telefon, więc kartotekę otwierasz w recepcji, przy stanowisku i w drodze – w przeglądarce, bez aktualizacji i bez sklepu z aplikacjami. W praktyce skrót na ekranie głównym zachowuje się jak aplikacja i nikt nie musi nic doinstalowywać na drugim urządzeniu.
Czy mogę zaimportować istniejącą bazę klientów?
Importu nie ma. W praktyce rzadko jest to problem: kartotekę zakładasz przy najbliższej wizycie danego klienta, a po jednym cyklu zabiegowym stali klienci są już wpisani. Jeśli chcesz zacząć z bazą, wpisz ręcznie najważniejszych klientów – zwykle jest ich znacznie mniej, niż sugeruje stara kartoteka.
Czy cały zespół widzi notatki przy kliencie?
Tak – i o to chodzi. Kartoteka istnieje po to, żeby zastępstwo miało ten sam obraz, co osoba zwykle obsługująca tego klienta. Kto w ogóle może się zalogować, ustalasz w zarządzaniu pracownikami; kto nie ma dostępu, nie widzi też notatek. Przy naprawdę osobistych uwagach obowiązuje ta sama zasada co na papierze: wpisujemy tylko to, co zespół musi wiedzieć do zabiegu.
Gdzie leżą dane klientów?
Na serwerach w Niemczech, przetwarzane zgodnie z RODO. Dane należą do Twojego salonu i nie są przekazywane portalowi rezerwacyjnemu. Klienci sami zarządzają wizytami przez portal klienta – z kontem albo jako gość, podając numer rezerwacji i adres e-mail, więc nikt nie musi się nigdzie rejestrować, żeby przełożyć termin.
Czy kartoteka klienta jest darmowa?
Zbudowanie jej i obejrzenie nic nie kosztuje i nie wymaga danych do płatności. Do pracy z prawdziwymi wizytami potrzebny jest jeden z trzech abonamentów; kartoteka jest w każdym z nich – to nie dodatek, którego brakuje w najtańszym pakiecie i który pojawia się dopiero wyżej.
Załóż swoją kartotekę klienta
Załóż konto, wpisz pierwszego klienta, dodaj notatkę – i zobacz, jak to działa na co dzień, zanim zdecydujesz się na abonament.