Przed kolejną wizytą zajrzyj do kartoteki, zamiast pytać od nowa. Zespół ma dane kontaktowe, osobiste notatki i wcześniejsze wizyty w jednym miejscu.
Stały klient siedzi w fotelu, a osoba, która zwykle się nim zajmuje, ma wolne. Jaki kolor mieszano ostatnim razem, zapisano na kartce na zapleczu – albo w niczyjej głowie. Właśnie ten moment rozwiązuje cyfrowa kartoteka klienta: dane kontaktowe, notatki i pełna historia wizyt leżą w jednym miejscu, które może otworzyć każda osoba z zespołu. W Salon Wizard nie jest to dodatkowy moduł, lecz element każdego abonamentu.
Celowo niewiele pól – i to te, które naprawdę są wypełniane. Kartoteka z trzydziestoma polami obowiązkowymi po dwóch tygodniach przestaje być prowadzona – a kartoteka prowadzona po połowie jest gorsza niż żadna, bo nikt już nie wie, czy brak notatki coś znaczy, czy po prostu o niej zapomniano.
Skontaktuj się z klientem. Wyślij potwierdzenie w jego zapisanym języku.
Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz preferowany język. To on decyduje, w jakim języku dotrą potwierdzenie i przypomnienie – przydatne wszędzie tam, gdzie stali klienci nie mówią jednym językiem. Więcej kartoteka nie wymaga: klienta, po którym masz tylko imię i numer komórki, założysz równie łatwo jak takiego z kompletem danych.
Zapisz recepturę koloru lub preferencję w swobodnej notatce. Bez sztywnego formularza dla jednej specjalizacji.
Jedno swobodne pole notatki na klienta. Tam trafia receptura koloru, nietolerancja, preferowane stanowisko – to, czego wymaga Twoja branża. Świadomie swobodny tekst, a nie sztywny formularz: maska ze stałymi polami pasuje albo do salonu fryzjerskiego, albo do kosmetycznego, nigdy do obu, a to, co się w niej nie mieści, i tak ląduje na kartce. Ponieważ pole nie narzuca formy, każdy zespół wypracowuje własny skrótowy zapis – dokładnie ten, który w tym salonie jest potem czytany.
Sprawdź ostatnią wizytę, nawet gdy dziś klienta obsługuje ktoś inny.
Każda wizyta zostaje przy kartotece: co było zarezerwowane, kiedy i u kogo z zespołu. Nawet po dwóch latach wiadomo, co zrobiono ostatnim razem. To ta część, która przetrwa zmianę w zespole: gdy ktoś odchodzi, historia klientów zostaje, zamiast odejść razem z tą osobą. Odpowiada też na pytanie zadawane w recepcji bez przerwy – kiedy ten klient był tu ostatni raz?
Zaplanuj stały rytm wizyt swoich klientów jako serię cyklicznych terminów.
Powtarzające się wizyty – na przykład co cztery tygodnie u tej samej osoby z zespołu – działają jako seria przy kartotece i nie trzeba ich zakładać za każdym razem od nowa. Dla stałych klientów o ustalonym rytmie to różnica między kalendarzem, który wypełnia się sam, a takim, który negocjuje się przy każdej wizycie. Jeśli wypadnie pojedynczy termin, dotyczy to tylko tego terminu, a nie całej serii.
Zacznij od następnego klienta. Twórz kartotekę wizyta po wizycie; import plików nie jest dostępny.
Większość salonów nie przychodzi z innego oprogramowania, lecz z kartek, zeszytu albo arkusza kalkulacyjnego. Przejście jest więc kwestią nawyku, a nie projektu informatycznego: zakładasz kartotekę przy następnej wizycie, od razu wpisujesz notatkę, a po jednym cyklu zabiegowym Twoi stali klienci są w komplecie. Przy rytmie sześciu tygodni to dobry kwartał – bez ani jednego wieczoru spędzonego na przepisywaniu starych kartek.
Importu z istniejącego pliku nie ma – a przepisywanie starej bazy rzadko się opłaca. Kto od lat obsługuje tych samych klientów, połowy z nich i tak nie ma już w kalendarzu. Jeśli mimo to wolisz zacząć z jakąś bazą, wpisz ręcznie dwadzieścia albo trzydzieści najważniejszych kartotek: to jedno popołudnie, a obejmuje klientów, na których naprawdę zależy.
Wpisz dane kontaktowe przy następnej wizycie.
Zapisz, co zespół powinien wiedzieć przed kolejną wizytą.
Otwórz dotychczasową notatkę. Uzupełnij ją po zabiegu.
Dane klientów należą do Twojego salonu. Są przechowywane na serwerach w Niemczech, bez przekazywania ich platformie rezerwacyjnej.
Kartoteka zawiera dane kontaktowe, przebieg zabiegów, a czasem informacje o zdrowiu. Dane leżą na serwerach w Niemczech, przetwarzanie jest zgodne z RODO, a dane należą do Twojego salonu. Przy notatce o nietolerancji to nie formalność: to powód, dla którego taką notatkę w ogóle wolno zapisać, i to ona rozstrzyga, kto może ją później przeczytać.
Tu właśnie leży różnica wobec portalu rezerwacyjnego: kto prowadzi wizyty przez platformę, oddaje jej relację z klientem. Rezerwacje przez własną stronę salonu trafiają wyłącznie do Ciebie – bez przekazywania i bez prowizji od wizyty. Jeśli kiedyś zmienisz dostawcę, relacja z klientem idzie z Tobą; nigdy nie należała do nikogo innego.
Receptura koloru to przypadek klasyczny: jaka mieszanka, jaki czas działania, jaki efekt. Zapisana w notatce zamiast w głowie jednej osoby sprawia, że każdą wizytę da się przejąć – a seria co sześć tygodni i tak biegnie sama.
Zabiegi wynikają jeden z drugiego, a to, czego użyto ostatnio, decyduje o następnym. Historia przy kartotece pokazuje przebieg; nietolerancje stoją w notatce, gdzie czyta się je przed zabiegiem.
Uzupełnienie czy nowa stylizacja, jaki kolor był ostatnio i jak długo się trzymał: przebieg jest w historii, szczegóły w notatce. To oszczędza pytanie, na które każdy klient odpowiadał już dwa razy.
Nic dodatkowo. Kartoteka jest w każdym abonamencie – to nie moduł odblokowywany osobno, a w ramach abonamentu nie ma dopłaty za pracownika.
Założenie konta, wpisanie usług i zbudowanie kartoteki nic nie kosztuje i nie wymaga danych do płatności. Gdy przez Twoją stronę rezerwacji zaczną iść prawdziwe wizyty, potrzebny jest jeden z trzech abonamentów – z miesięcznym okresem wypowiedzenia i bez prowizji od rezerwacji.
Zobacz cennikNie ma osobnej aplikacji do zainstalowania. Interfejs jest przygotowany pod telefon, więc kartotekę otwierasz w recepcji, przy stanowisku i w drodze – w przeglądarce, bez aktualizacji i bez sklepu z aplikacjami. W praktyce skrót na ekranie głównym zachowuje się jak aplikacja i nikt nie musi nic doinstalowywać na drugim urządzeniu.
Importu nie ma. W praktyce rzadko jest to problem: kartotekę zakładasz przy najbliższej wizycie danego klienta, a po jednym cyklu zabiegowym stali klienci są już wpisani. Jeśli chcesz zacząć z bazą, wpisz ręcznie najważniejszych klientów – zwykle jest ich znacznie mniej, niż sugeruje stara kartoteka.
Tak – i o to chodzi. Kartoteka istnieje po to, żeby zastępstwo miało ten sam obraz, co osoba zwykle obsługująca tego klienta. Kto w ogóle może się zalogować, ustalasz w zarządzaniu pracownikami; kto nie ma dostępu, nie widzi też notatek. Przy naprawdę osobistych uwagach obowiązuje ta sama zasada co na papierze: wpisujemy tylko to, co zespół musi wiedzieć do zabiegu.
Na serwerach w Niemczech, przetwarzane zgodnie z RODO. Dane należą do Twojego salonu i nie są przekazywane portalowi rezerwacyjnemu. Klienci sami zarządzają wizytami przez portal klienta – z kontem albo jako gość, podając numer rezerwacji i adres e-mail, więc nikt nie musi się nigdzie rejestrować, żeby przełożyć termin.
Zbudowanie jej i obejrzenie nic nie kosztuje i nie wymaga danych do płatności. Do pracy z prawdziwymi wizytami potrzebny jest jeden z trzech abonamentów; kartoteka jest w każdym z nich – to nie dodatek, którego brakuje w najtańszym pakiecie i który pojawia się dopiero wyżej.
Załóż konto, wpisz pierwszego klienta, dodaj notatkę – i zobacz, jak to działa na co dzień, zanim zdecydujesz się na abonament.
Zobacz oprogramowanie dla salonów