La scheda cliente che capisce tutta la squadra
Un cliente abituale è in poltrona e chi lo segue di solito è a riposo. Quale colore sia stato miscelato l'ultima volta sta su un foglio nel retro – o nella testa di nessuno. È esattamente questo il momento che risolve una scheda cliente digitale: recapiti, note e storico completo degli appuntamenti stanno in un unico posto che chiunque nella squadra può aprire. In Salon Wizard non è un modulo a parte, ma fa parte di ogni piano.
Cosa contiene la scheda cliente
Pochi campi per scelta, e sono quelli che vengono davvero compilati. Una scheda con trenta campi obbligatori dopo due settimane non la aggiorna più nessuno – e una scheda tenuta a metà è peggio di nessuna, perché non si capisce più se una nota mancante significa qualcosa o è stata semplicemente dimenticata.
Recapiti e lingua
Nome, indirizzo e-mail, numero di telefono e lingua preferita. È la lingua a decidere in quale arrivano conferma e promemoria – utile ovunque la clientela abituale non parli tutta la stessa. La scheda non chiede altro: un cliente di cui hai solo il nome e il cellulare si crea con la stessa facilità di uno con tutti i dati.
Note: formula colore, intolleranza, preferenza
Un campo note libero per ogni cliente. Lì finisce la formula colore, un'intolleranza, la preferenza per una postazione – quello che serve al tuo mestiere. Testo libero e non un modulo rigido, per scelta: una maschera a campi fissi va bene o per il parrucchiere o per il centro estetico, mai per entrambi, e ciò che non ci entra torna su un foglietto. Proprio perché il campo non impone una forma, ogni squadra sviluppa la propria scrittura sintetica – che è poi esattamente quella che in quel salone viene letta.
Storico completo degli appuntamenti
Ogni appuntamento resta sulla scheda: cosa era prenotato, quando e con chi della squadra. Anche dopo due anni si capisce ancora cosa è stato fatto l'ultima volta. È la parte che sopravvive a un cambio di personale: quando qualcuno se ne va, lo storico dei clienti resta invece di andarsene con lui. E risponde alla domanda che in salone si fa di continuo: quando è venuto l'ultima volta?
Appuntamenti ricorrenti per chi torna
Gli appuntamenti che si ripetono – ogni quattro settimane con la stessa persona della squadra, per esempio – corrono come serie sulla scheda invece di essere ricreati ogni volta. Per chi torna con un ritmo fisso è la differenza tra un'agenda che si riempie da sola e una che si rinegozia a ogni visita. Se salta un singolo appuntamento, riguarda solo quello e non l'intera serie.
Dallo schedario di cartoncini alla scheda digitale
La maggior parte dei saloni non arriva da un altro software, ma da cartoncini, un quaderno o un foglio di calcolo. Il passaggio è quindi un'abitudine e non un progetto informatico: crei la scheda al prossimo appuntamento, ci scrivi subito la nota e, dopo un ciclo di trattamenti, la tua clientela abituale è registrata per intero. Con un ritmo di sei settimane è un buon trimestre – senza una sola serata passata a ricopiare vecchi cartoncini.
Un'importazione da un file esistente non c'è – e ricopiare lo storico raramente conviene. Chi segue gli stessi clienti da anni, metà di loro non li ha comunque più in agenda. Se preferisci comunque partire con una base, inserisci a mano le venti o trenta schede che contano: è il lavoro di un pomeriggio e copre i clienti che pesano davvero.
I dati dei clienti sono sensibili: cosa ne viene fatto
Una scheda cliente contiene recapiti, percorsi di trattamento e a volte informazioni sulla salute. I dati stanno su server in Germania, il trattamento è conforme al GDPR e i dati appartengono al tuo salone. Per una nota che segnala un'intolleranza non è una formalità: è il motivo per cui quella nota può essere scritta, ed è ciò che decide chi potrà leggerla in seguito.
È qui che sta la differenza con un portale di prenotazione: chi fa passare gli appuntamenti da un marketplace gli consegna la relazione con il cliente. Le prenotazioni dal tuo sito arrivano solo a te – senza cessione e senza commissione sull'appuntamento. Se un giorno cambi fornitore, la relazione con il cliente si sposta con te; non è mai stata di nessun altro.
La scheda cliente in parrucchieri, centri estetici e centri unghie
Salone di parrucchiere
La formula colore è il caso classico: quale miscela, quanto tempo di posa, quale risultato. Scritta nella nota invece che nella testa di una sola persona, rende ogni appuntamento sostituibile – e la serie ogni sei settimane va avanti da sé.
Vedi il software per parrucchieri
Centro estetico
I trattamenti si costruiscono uno sull'altro e quello che è stato usato l'ultima volta decide il successivo. Lo storico sulla scheda mostra il percorso; le intolleranze stanno nella nota, dove si leggono prima del trattamento.
Vedi il software per centri estetici
Centro unghie
Refill o ricostruzione nuova, quale colore c'era e quanto ha tenuto: il percorso è nello storico, il dettaglio nella nota. Così si evita la domanda a cui ogni cliente ha già risposto due volte.
Quanto costa la scheda cliente
Niente in più. La scheda cliente è inclusa in ogni piano – non è un modulo da sbloccare a parte e, all'interno di un piano, non c'è sovrapprezzo per collaboratore.
Aprire un account, inserire i servizi e costruire la scheda non costa nulla e non richiede dati di pagamento. Appena passano appuntamenti veri dalla tua pagina di prenotazione serve uno dei tre piani – disdicibile ogni mese e senza commissione per prenotazione.
Domande frequenti sulla scheda cliente
La scheda cliente esiste come app?
Non c'è un'app da installare. L'interfaccia è pensata per il telefono, quindi apri la scheda alla reception, in postazione e fuori dal salone dal browser – senza aggiornamenti e senza store. In pratica un collegamento sulla schermata iniziale si comporta come un'app, e nessuno deve installare nulla su un secondo dispositivo.
Posso importare il mio archivio clienti?
Un'importazione non c'è. In pratica raramente è un problema: crei ogni scheda al successivo appuntamento di quel cliente e, dopo un ciclo di trattamenti, la clientela abituale è dentro. Se vuoi partire con una base, inserisci a mano i clienti più importanti – di solito sono molti meno di quanti ne lasci intuire il vecchio schedario.
Tutta la squadra vede le note di un cliente?
Sì, ed è lo scopo. La scheda esiste perché chi sostituisce abbia lo stesso quadro di chi segue di solito quel cliente. Chi può accedere lo decidi tu, dalla gestione dei collaboratori; chi non ha accesso non vede nemmeno le note. Per le annotazioni davvero personali vale la stessa regola della carta: dentro ci va solo ciò che la squadra deve sapere per il trattamento.
Dove stanno i dati dei clienti?
Su server in Germania, trattati secondo il GDPR. I dati appartengono al tuo salone e non vengono ceduti a un portale di prenotazione. I clienti gestiscono da soli i propri appuntamenti dal portale clienti – con un account oppure come ospiti, con numero di prenotazione e indirizzo e-mail, quindi senza doversi registrare da qualche parte per spostare un appuntamento.
La scheda cliente è gratuita?
Costruirla e guardarla non costa nulla e non richiede dati di pagamento. Per lavorare con appuntamenti veri serve uno dei tre piani; la scheda cliente è inclusa in tutti e tre – non è un extra che manca nel piano più economico e compare solo più in alto.
Crea la tua scheda cliente
Apri un account, inserisci un primo cliente, aggiungi una nota – e guarda come funziona nel quotidiano prima di scegliere un piano.