Oprogramowanie studia tattoo dla konsultacji, terminów i profili artystów

Kto szuka, trafia szybko na Booksy, Fresha, Treatwell i Planity, a potem na systemy pisane specjalnie dla studiów. Większość z nich zbudowano dla firm, w których ktoś wybiera usługę, klika wolne okienko i przychodzi. W studiu tatuażu właśnie ten przebieg jest wyjątkiem.

Tam na początku stoi zapytanie z pomysłem, potem idą dopytania, rozmowa, projekt, a termin dopiero na końcu — czasem cała ich seria. Ten artykuł przechodzi przez to, co z tego wynika przy wyborze systemu: dlaczego liczba zapytań waży więcej niż kalendarz, jak odwzorować kilku niezależnych artystów pod jednym dachem, co dzieje się z projektami i zdjęciami i jakich obszarów rozwiązanie do terminów zasadniczo nie obejmuje.

Typowa logika rezerwacji zakłada, że usługa i czas trwania są znane przed terminem. W studiu tatuażu jedno i drugie ustala się dopiero po rozmowie, a często zmienia jeszcze raz, gdy powstanie projekt. System wymuszający wybór z listy usług produkuje więc albo błędne terminy, albo żadnych.

Niedopasowanie widać w trzech miejscach. Nie ma sensownego wpisu dla sesji, której długość jest jeszcze otwarta. Nie ma stanu pomiędzy niezobowiązującym zapytaniem a ustalonym terminem. I nie ma miejsca na wszystko, co należy do projektu, ale nie do pojedynczej wizyty — referencje, wymiary, wersje projektu, ustalenia.

Sensowny jest więc podział na dwa. Małe, jasno określone prace i piercing da się założyć jako zwykłe wizyty i udostępnić do rezerwacji wprost. Cała reszta zaczyna się jako zapytanie i staje się terminem dopiero po rozmowie. System pozwalający na obie drogi obok siebie pasuje; taki, który zna tylko drugą, marnuje przypadki proste.

Kiedy się to przeliczy, największa część czasu administracyjnego w studiu tatuażu nie idzie na terminy, tylko na zapytania — także, a właściwie zwłaszcza na te, z których nic nie wychodzi. System zarządzający wyłącznie terminami pomaga więc w mniejszej części nakładu.

Sprawdź zatem, co dzieje się z zapytaniem, zanim stanie się terminem. Czy jest zapisywane w ustrukturyzowanej formie, z danymi potrzebnymi Ci do odpowiedzi? Czy ma status obsługi, żeby widać było, które są jeszcze otwarte? Czy da się je przypisać do konkretnego artysty i przepiąć, gdy nie pasuje? I czy zostaje razem ze zdjęciami i notatkami, gdy zamienia się później w termin?

Drugi punkt dotyczy czasu odpowiedzi. Zapytania przychodzą falami, głównie wieczorami i w weekend. Kto nie ma przeglądu, które zostały bez odpowiedzi, traci dokładnie te projekty, które ktoś wysłał równolegle do dwóch studiów. Prosta lista otwartych zapytań jest w tym miejscu cenniejsza niż jakakolwiek funkcja kalendarza.

Wiele studiów organizacyjnie nie jest zespołem, tylko domem dla kilku niezależnych artystów. Ten układ stawia wymagania, których logika salonowa nie przewiduje: osobne kalendarze, osobne zapytania, częściowo osobna klientela — a mimo to jeden wspólny adres publiczny.

Wyjaśnij więc przed wyborem, jak system odwzorowuje zakresy odpowiedzialności. Czy każdy artysta może prowadzić własne godziny, własne usługi i własne zapytania, bez tego, żeby wszyscy widzieli wszystko? Czy studio może mimo to pokazywać wspólną stronę ze wszystkimi profilami? I kto zarządza dostępami, gdy ktoś odchodzi albo przyjeżdża gościnnie tylko na dwa tygodnie?

Ostatnie pytanie jest najważniejsze, bo powtarza się regularnie. Artysta gościnny potrzebuje dostępu na czas określony, odchodzący — czystego przekazania otwartych projektów. Co dzieje się przy tym z powiązanymi danymi klientów, zależy od Waszych ustaleń i powinno być spisane, zanim pierwszy gość stanie w drzwiach; ocenę prawną tych ustaleń, także po stronie RODO, wyjaśnij z osobą, która się na tym zna.

Projekt tatuażu wytwarza więcej materiału graficznego niż tekstu: wzory przyniesione przez klienta, zdjęcia planowanego miejsca, szkice, wersje pośrednie, do tego zdjęcia świeżej i zagojonej pracy. To, gdzie leżą te pliki, decyduje o tym, jak szybko przygotujesz sesję i jak mocne są późniejsze ustalenia.

Zwróć więc uwagę na trzy cechy. Po pierwsze, zdjęcia muszą należeć do projektu, a nie do daty, i przy otwarciu sprawy być na miejscu w komplecie. Po drugie, na pierwszy rzut oka musi być jasne, która wersja obowiązuje; sesja rozpoczęta na starym rysunku to stracony czas pracy po obu stronach. Po trzecie, publiczne użycie wymaga własnego, świadomego kroku.

Tu bowiem leży osobliwość tej branży: zdjęcie pracy pokazuje jednocześnie człowieka, często w miejscu, po którym da się go rozpoznać. Zgoda na publikację jest więc czymś innym niż pozwolenie na zrobienie zdjęcia do dokumentacji. Jedno i drugie powinno być zapisane osobno, a publikacja musi dać się odwołać.

Do uczciwego obrazu należy to, jakich obszarów rozwiązanie do rezerwacji i strony nie przejmuje. W studiu tatuażu jest ich więcej niż gdzie indziej, a kto policzy je już przy porównaniu, oszczędzi sobie rozczarowania po wdrożeniu.

Nieobjęte są informacja przed zabiegiem i zgoda: jedno i drugie ma własne wymagania, należy do rozmowy osobistej i powinno być dla Twojej firmy wyjaśnione fachowo, w razie wątpliwości u właściwego organu. Nieobjęte są również obsługa płatności i zaliczki jako operacja płatnicza oraz prowadzenie kasy — to tematy dla Twojej księgowości, nie dla porównania oprogramowania. I wreszcie wszystko, co wiąże się z materiałami, partiami i dokumentacją higieny.

Zostaje rama organizacyjna i tę pokrywa system taki jak Salon Wizard: własna strona studia z profilami artystów i galeriami, ustrukturyzowane zapytania zamiast rozsypanych wiadomości, terminy i sesje, kartoteka klienta ze zdjęciami, zespół i kilka lokalizacji. To mniej, niż obiecują niektórzy dostawcy, i więcej, niż większość studiów ma dziś w użyciu.