Software studio tattoo per consulenze, appuntamenti e artisti

Chi cerca incontra subito Fresha, Booksy, Treatwell e Planity, poi i gestionali generici per appuntamenti. La maggior parte di questi sistemi è costruita per attività in cui qualcuno sceglie un servizio, clicca su una finestra libera e si presenta. In uno studio tattoo è esattamente quel percorso a essere l’eccezione.

Lì all’inizio c’è una richiesta con un’idea, poi arrivano domande, un colloquio, un bozzetto e solo alla fine un appuntamento, a volte un’intera serie. Qui vediamo che cosa ne segue per la scelta del sistema: perché il volume delle richieste conta più del calendario, come si rappresentano più artisti autonomi sotto lo stesso tetto, che fine fanno bozzetti e immagini, e quali ambiti una soluzione per appuntamenti per principio non copre.

La logica di prenotazione consueta presuppone che servizio e durata siano stabiliti prima dell’appuntamento. In uno studio tattoo entrambe le cose si fissano solo dopo un colloquio, e spesso cambiano ancora una volta quando arriva il bozzetto. Un sistema che obbliga a scegliere da un elenco di servizi produce quindi appuntamenti sbagliati, oppure nessun appuntamento.

Lo scarto si riconosce in tre punti. Non esiste una voce sensata per una seduta di lunghezza ancora aperta. Non esiste uno stato intermedio fra richiesta non vincolante e appuntamento fissato. E non esiste un posto per tutto ciò che appartiene al progetto ma non a un singolo appuntamento: riferimenti, misure, versioni del bozzetto, accordi.

Ha quindi senso una divisione in due. Lavori piccoli e ben definiti e i piercing si possono creare come appuntamenti normali e rendere prenotabili subito. Tutto il resto comincia come richiesta e diventa appuntamento solo dopo il colloquio. Un sistema che consente entrambe le strade affiancate va bene; uno che conosce solo la seconda regala i casi facili.

Se si fanno i conti, la parte più grande del tempo amministrativo in uno studio tattoo non va sugli appuntamenti ma sulle richieste, comprese e soprattutto quelle da cui non nasce nulla. Un sistema che gestisce solo appuntamenti aiuta quindi nella parte più piccola del carico.

Verifica perciò che cosa succede a una richiesta prima che diventi appuntamento. Viene raccolta in modo strutturato, con le informazioni che ti servono per rispondere? Ha uno stato di lavorazione, così da vedere quali sono ancora aperte? Si può assegnare a un artista preciso e riassegnare se non è la persona giusta? E resta insieme a immagini e note quando più tardi diventa un appuntamento?

Un secondo punto riguarda il tempo di risposta. Le richieste arrivano a ondate, di sera e nel fine settimana. Chi non ha una visione d’insieme di quelle rimaste senza risposta perde esattamente i progetti che qualcuno ha chiesto in parallelo a due studi. Un semplice elenco delle richieste aperte, in questo punto, vale più di qualunque funzione di calendario.

Molti studi non sono, dal punto di vista organizzativo, un team: sono una casa con più artisti autonomi. Questa configurazione pone requisiti che una logica da salone non prevede: calendari separati, richieste separate, in parte clientela separata, e nonostante tutto un unico indirizzo pubblico comune.

Chiarisci quindi prima della scelta come il sistema rappresenta le competenze. Ogni artista può gestire orari propri, servizi propri e richieste proprie senza che tutti vedano tutto? La casa può comunque mostrare una pagina comune con tutti i profili? E chi amministra gli accessi quando qualcuno se ne va o è ospite soltanto per due settimane?

L’ultima domanda è la più importante, perché si presenta con regolarità. Un artista ospite ha bisogno di un accesso a termine, un artista che esce ha bisogno di un passaggio pulito per i progetti ancora aperti. Che cosa succeda ai dati dei clienti collegati dipende dagli accordi presi e andrebbe messo per iscritto prima che il primo ospite entri in casa; la valutazione giuridica di quegli accordi va chiarita con una consulenza qualificata.

Un progetto tattoo genera più materiale visivo che testo: i riferimenti portati dal cliente, gli scatti del punto previsto, gli schizzi, gli stati intermedi, e poi le immagini del lavoro appena fatto e di quello guarito. Dove stanno questi file decide quanto in fretta si prepara una seduta e quanto reggono gli accordi presi.

Guarda quindi tre proprietà. Primo, le immagini devono appartenere al progetto e non a una data, ed essere lì al completo quando si apre la pratica. Secondo, deve essere chiaro a colpo d’occhio quale versione vale: una seduta che parte da un disegno vecchio è tempo di lavoro perso per entrambe le parti. Terzo, l’uso pubblico ha bisogno di un passaggio proprio e consapevole.

Qui infatti c’è una particolarità del settore: l’immagine di un lavoro mostra anche una persona, spesso in un punto che la rende riconoscibile. Il consenso alla pubblicazione è quindi un’altra cosa rispetto al permesso di scattare una foto per documentare. I due vanno registrati separatamente, e il consenso alla pubblicazione deve restare revocabile, come vuole il GDPR.

Di un quadro onesto fa parte anche quali ambiti una soluzione per prenotazione e sito non prende in carico. In uno studio tattoo sono più che altrove, e chi li mette nel conto durante il confronto evita una delusione dopo l’avvio.

Non sono coperti l’informativa prima dell’intervento e il consenso: entrambi hanno requisiti propri, appartengono al colloquio di persona e vanno chiariti per la tua attività con una consulenza qualificata. Non sono coperti nemmeno l’incasso dei pagamenti e gli acconti come operazione di pagamento, né la registrazione degli incassi e la gestione di cassa, temi per chi segue la tua contabilità e non per un confronto fra software. E infine tutto ciò che riguarda materiali, lotti e documentazione igienica: su questo fronte il riferimento è la ASL competente, le prescrizioni cambiano da regione a regione e vanno verificate sul posto.

Ciò che resta è la cornice organizzativa, e quella un sistema come Salon Wizard la copre: una pagina propria dello studio con profili degli artisti e gallerie, richieste strutturate al posto di messaggi sparsi, appuntamenti e sedute, scheda cliente con immagini, team e più sedi. È meno di quanto promettono certi fornitori, ed è più di quanto la maggior parte degli studi ha oggi in uso.