Między pierwszą wiadomością a pierwszą linią leży w studiu tatuażu cały proces. Kto go nie uporządkuje, prowadzi konsultacje tatuażu online w trzydziestu osobnych wiadomościach na czacie.
Zapytanie o tatuaż prawie nigdy nie zawiera tego, czego studio potrzebuje do odpowiedzi. Brakuje miejsca na ciele, przybliżonego rozmiaru, stylu, wyobrażenia o ramach czasowych — a często też informacji, czy w tym miejscu już coś jest. Powstaje więc wymiana zdań, która trwa tydzień i tak czy inaczej kończy się rozmową konsultacyjną.
Ten artykuł opisuje, jak przygotować ten proces: dlaczego zapytanie nie jest terminem i jak to pokazać, co należy do formularza zapytania, a co wyraźnie nie, jak utrzymać zdjęcia referencyjne w miejscu, w którym da się je znaleźć, jak z rozmowy powstaje wiążąca sesja i która część zasadniczo nie da się przygotować cyfrowo.
1. Zapytanie nie jest terminem i musi to być widać
Najczęstszym punktem tarcia w studiu tatuażu jest oczekiwanie: kto wysyła zapytanie, często sądzi, że ma tym samym termin. Gdy studio odpowiada trzy dni później dopytaniem, wygląda to jak odmowa, choć jest normalnym pierwszym krokiem.
Pokaż więc przebieg w tym miejscu, w którym zapytanie powstaje. Wystarczą trzy krótkie zdania: co dzieje się po wysłaniu, ile mniej więcej trwa odpowiedź i jaki krok następuje potem. To ustawienie oczekiwań nic nie kosztuje i zastępuje sporą część wiadomości ponaglających.
Do tego należy czyste rozdzielenie dróg. Mały motyw, który da się zrobić w dzień bez zapowiedzi i bez projektu, jest czymś innym niż projekt na kilka sesji. Jeśli jedno i drugie idzie tym samym formularzem, szybkie przypadki czekają niepotrzebnie, a duże są traktowane zbyt pobieżnie. Dwa oddzielne wejścia rozwiązują to, zanim ktokolwiek cokolwiek wypełni.
Dobry formularz zapytania nie zastępuje rozmowy – sprawia, że rozmowa za pierwszym razem prowadzi dalej.
2. Co należy do formularza zapytania – a co dopiero do rozmowy
Formularz ma umożliwić odpowiedź, a nie uprzedzić rozmowę. Potrzebuje więc tylko tych informacji, bez których artysta nie oceni, czy i jak weźmie projekt.
Sprawdził się zwięzły zestaw pól: pomysł w kilku zdaniach, miejsce na ciele, przybliżony rozmiar, pożądany kierunek stylistyczny, czy są tam już tatuaże albo blizny, czy chodzi o cover-up lub rozbudowę, ramy czasowe oraz jedno do trzech zdjęć referencyjnych. Do tego pełnoletność, bo rozstrzyga o dopuszczalności zapytania. Więcej pierwsza runda nie potrzebuje.
Do formularza nie należą informacje o zdrowiu. Są istotne dla zabiegu, ale podlegają szczególnej ochronie, a otwarty formularz internetowy jest dla nich niewłaściwym miejscem. Te pytania należą do rozmowy osobistej i do informowania klienta bezpośrednio przed sesją. Jak takie dane zbierać i przechowywać, najlepiej wyjaśnić z fachowym doradztwem dla swojej firmy.
3. Uporządkować zdjęcia referencyjne, zamiast szukać ich w skrzynce
Konsultacja tatuażu idzie przez obrazy, a obrazy są powodem, dla którego przygotowanie tonie w rozmowach na komunikatorach. Projekt zbiera szybko kilkanaście referencji, do tego zdjęcia miejsca na ciele, szkice, wersje projektu i uwagi do nich — rozrzucone po dwóch aplikacjach i trzech tygodniach.
Zaradzenie temu jest mało widowiskowe: wszystko, co należy do projektu, należy do jednego miejsca, które jest przypisane do osoby, a nie do dnia w kalendarzu. Referencje, zdjęcia miejsca, wymiary, wersje projektu i notatki z rozmowy leżą wtedy przy kolejnym kontakcie razem — także dla osoby, która wskakuje na zastępstwo.
Ważne są przy tym dwie rzeczy. Po pierwsze adnotacja, która wersja projektu jest aktualna; nic nie kosztuje więcej czasu niż sesja zaczynająca się od nieaktualnego wzoru. Po drugie zgoda, jeśli efekt ma być później pokazany publicznie — zwłaszcza przy miejscach, po których osobę da się rozpoznać. Taką zgodę należy zapisać, a nie założyć.
Powiązane artykuły
4. Od rozmowy do sesji: projekt, akceptacja, wiążący charakter
Po rozmowie konsultacyjnej zaczyna się część, w której studia tracą najwięcej czasu: droga od projektu do ustalonej sesji. Rozbija się rzadko o motyw, a najczęściej o brak wiążącego charakteru — projekt zostaje narysowany, potem nikt się już nie odzywa, a zarezerwowany dzień stoi pusty.
Ustal więc kolejność i trzymaj się jej. Najpierw rozmowa, potem rezerwacja terminu z jasnym terminem granicznym, potem projekt, potem akceptacja, potem sesja. Przy rezerwacji wiele studiów pracuje z zaliczką zaliczaną na poczet sesji; który model wybierzesz i jak postępujesz przy odwołaniach, warto ustalić na piśmie i podać przed rezerwacją, a nie po niej.
Zaplanuj poza tym jedną rundę poprawek, ale tylko jedną. Bez ograniczenia projekt staje się przedsięwzięciem bez końca; przy nazwanej rundzie klient wie, kiedy musi zebrać swoje uwagi. Przy dłuższych pracach do rozmowy należy dodatkowo przybliżony plan sesji — ile sesji jest przewidzianych i jaki odstęp między nimi ma sens, żeby skóra zdążyła się zregenerować.
5. Informowanie i pielęgnacja po zabiegu: część, która nie mieści się w formularzu
Przed pierwszą linią stoi rozmowa, którą da się przygotować cyfrowo, ale nie da się jej zastąpić. Należą do niej poinformowanie o zabiegu, pytanie o okoliczności, które za nim nie przemawiają, oraz zgoda. Te kroki są samodzielne prawnie i fachowo; ten artykuł opisuje je tylko jako część przebiegu i nie wypowiada się o wymaganiach obowiązujących w Twojej firmie.
Cyfrowo da się sensownie przygotować ramy: przypomnienie o terminie z wskazówkami na sam dzień, pisemną instrukcję pielęgnacji po zabiegu, która po sesji dociera niezawodnie, zamiast ginąć przekazana ustnie, oraz adnotację w kartotece, że jedno i drugie nastąpiło. Przy późniejszych poprawkach pomocne jest ponadto zapisanie momentu, od którego kontrola ma sens.
Jako klamrę organizacyjną system taki jak Salon Wizard spina stronę studia, profile artystów, zapytania o termin z preferowaną datą i komentarzem, terminy i historię klienta w jednym miejscu. Czego wyraźnie nie pokrywa, to procesy zgody i informowania, obsługa płatności oraz utarg gotówkowy i jego zapis — te tematy mają własne wymagania i należy je wyjaśnić z fachowym doradztwem.
Konsultacja tatuażu robi się spokojniejsza, gdy przebieg stoi jeszcze przed pierwszą wiadomością. Oddziel małe motywy od dużych projektów, pytaj w formularzu tylko o to, co jest potrzebne do oceny, trzymaj referencje i wersje projektu w jednym miejscu, zrób rezerwację wiążącą z jedną nazwaną rundą poprawek — i zostaw informowanie, zgodę i pielęgnację po zabiegu tam, gdzie ich miejsce: w rozmowie.
Koordynować terminy tattoo?
Koordynuj konsultacje, dłuższe sesje, profile artystów, galerię i dane klientów.
