Spis treści
Między pierwszą wiadomością a pierwszą linią leży w studiu tatuażu cały proces. Kto go nie uporządkuje, prowadzi go w trzydziestu osobnych wiadomościach na czacie.
Zapytanie o tatuaż prawie nigdy nie zawiera tego, czego studio potrzebuje do odpowiedzi. Brakuje miejsca na ciele, przybliżonego rozmiaru, stylu, wyobrażenia o ramach czasowych — a często też informacji, czy w tym miejscu już coś jest. Powstaje więc wymiana zdań, która trwa tydzień i tak czy inaczej kończy się rozmową konsultacyjną.
Ten artykuł opisuje, jak przygotować ten proces: dlaczego zapytanie nie jest terminem i jak to pokazać, co należy do formularza zapytania, a co wyraźnie nie, jak utrzymać zdjęcia referencyjne w miejscu, w którym da się je znaleźć, jak z rozmowy powstaje wiążąca sesja i która część zasadniczo nie da się przygotować cyfrowo.
1. Zapytanie nie jest terminem i musi to być widać
Najczęstszym punktem tarcia w studiu tatuażu jest oczekiwanie: kto wysyła zapytanie, często sądzi, że ma tym samym termin. Gdy studio odpowiada trzy dni później dopytaniem, wygląda to jak odmowa, choć jest normalnym pierwszym krokiem.
Pokaż więc przebieg w tym miejscu, w którym zapytanie powstaje. Wystarczą trzy krótkie zdania: co dzieje się po wysłaniu, ile mniej więcej trwa odpowiedź i jaki krok następuje potem. To ustawienie oczekiwań nic nie kosztuje i zastępuje sporą część wiadomości ponaglających.
Do tego należy czyste rozdzielenie dróg. Mały motyw, który da się zrobić w dzień bez zapowiedzi i bez projektu, jest czymś innym niż projekt na kilka sesji. Jeśli jedno i drugie idzie tym samym formularzem, szybkie przypadki czekają niepotrzebnie, a duże są traktowane zbyt pobieżnie. Dwa oddzielne wejścia rozwiązują to, zanim ktokolwiek cokolwiek wypełni.
Dobry formularz zapytania nie zastępuje rozmowy – sprawia, że rozmowa za pierwszym razem prowadzi dalej.
2. Co należy do formularza zapytania – a co dopiero do rozmowy
Formularz ma umożliwić odpowiedź, a nie uprzedzić rozmowę. Potrzebuje więc tylko tych informacji, bez których artysta nie oceni, czy i jak weźmie projekt.
Sprawdził się zwięzły zestaw pól: pomysł w kilku zdaniach, miejsce na ciele, przybliżony rozmiar, pożądany kierunek stylistyczny, czy są tam już tatuaże albo blizny, czy chodzi o cover-up lub rozbudowę, ramy czasowe oraz jedno do trzech zdjęć referencyjnych. Do tego pełnoletność, bo rozstrzyga o dopuszczalności zapytania. Więcej pierwsza runda nie potrzebuje.
Do formularza nie należą informacje o zdrowiu. Są istotne dla zabiegu, ale podlegają szczególnej ochronie, a otwarty formularz internetowy jest dla nich niewłaściwym miejscem. Te pytania należą do rozmowy osobistej i do informowania klienta bezpośrednio przed sesją. Jak takie dane zbierać i przechowywać, najlepiej wyjaśnić z fachowym doradztwem dla swojej firmy.
3. Uporządkować zdjęcia referencyjne, zamiast szukać ich w skrzynce
Konsultacja tatuażu idzie przez obrazy, a obrazy są powodem, dla którego przygotowanie tonie w rozmowach na komunikatorach. Projekt zbiera szybko kilkanaście referencji, do tego zdjęcia miejsca na ciele, szkice, wersje projektu i uwagi do nich — rozrzucone po dwóch aplikacjach i trzech tygodniach.
Zaradzenie temu jest mało widowiskowe: wszystko, co należy do projektu, należy do jednego miejsca, które jest przypisane do osoby, a nie do dnia w kalendarzu. Referencje, zdjęcia miejsca, wymiary, wersje projektu i notatki z rozmowy leżą wtedy przy kolejnym kontakcie razem — także dla osoby, która wskakuje na zastępstwo.
Ważne są przy tym dwie rzeczy. Po pierwsze adnotacja, która wersja projektu jest aktualna; nic nie kosztuje więcej czasu niż sesja zaczynająca się od nieaktualnego wzoru. Po drugie zgoda, jeśli efekt ma być później pokazany publicznie — zwłaszcza przy miejscach, po których osobę da się rozpoznać. Taką zgodę należy zapisać, a nie założyć.
Powiązane artykuły
4. Od rozmowy do sesji: projekt, akceptacja, wiążący charakter
Po rozmowie konsultacyjnej zaczyna się część, w której studia tracą najwięcej czasu: droga od projektu do ustalonej sesji. Rozbija się rzadko o motyw, a najczęściej o brak wiążącego charakteru — projekt zostaje narysowany, potem nikt się już nie odzywa, a zarezerwowany dzień stoi pusty.
Ustal więc kolejność i trzymaj się jej. Najpierw rozmowa, potem rezerwacja terminu z jasnym terminem granicznym, potem projekt, potem akceptacja, potem sesja. Przy rezerwacji wiele studiów pracuje z zaliczką zaliczaną na poczet sesji; który model wybierzesz i jak postępujesz przy odwołaniach, warto ustalić na piśmie i podać przed rezerwacją, a nie po niej.
Zaplanuj poza tym jedną rundę poprawek, ale tylko jedną. Bez ograniczenia projekt staje się przedsięwzięciem bez końca; przy nazwanej rundzie klient wie, kiedy musi zebrać swoje uwagi. Przy dłuższych pracach do rozmowy należy dodatkowo przybliżony plan sesji — ile sesji jest przewidzianych i jaki odstęp między nimi ma sens, żeby skóra zdążyła się zregenerować.
5. Informowanie i pielęgnacja po zabiegu: część, która nie mieści się w formularzu
Przed pierwszą linią stoi rozmowa, którą da się przygotować cyfrowo, ale nie da się jej zastąpić. Należą do niej poinformowanie o zabiegu, pytanie o okoliczności, które za nim nie przemawiają, oraz zgoda. Te kroki są samodzielne prawnie i fachowo; ten artykuł opisuje je tylko jako część przebiegu i nie wypowiada się o wymaganiach obowiązujących w Twojej firmie.
Cyfrowo da się sensownie przygotować ramy: przypomnienie o terminie z wskazówkami na sam dzień, pisemną instrukcję pielęgnacji po zabiegu, która po sesji dociera niezawodnie, zamiast ginąć przekazana ustnie, oraz adnotację w kartotece, że jedno i drugie nastąpiło. Przy późniejszych poprawkach pomocne jest ponadto zapisanie momentu, od którego kontrola ma sens.
Jako klamrę organizacyjną system taki jak Salon Wizard spina stronę studia, profile artystów, ustrukturyzowane zapytania, terminy i historię klienta w jednym miejscu. Czego wyraźnie nie pokrywa, to procesy zgody i informowania, obsługa płatności oraz utarg gotówkowy i jego zapis — te tematy mają własne wymagania i należy je wyjaśnić z fachowym doradztwem.
Konsultacja tatuażu robi się spokojniejsza, gdy przebieg stoi jeszcze przed pierwszą wiadomością. Oddziel małe motywy od dużych projektów, pytaj w formularzu tylko o to, co jest potrzebne do oceny, trzymaj referencje i wersje projektu w jednym miejscu, zrób rezerwację wiążącą z jedną nazwaną rundą poprawek — i zostaw informowanie, zgodę i pielęgnację po zabiegu tam, gdzie ich miejsce: w rozmowie.
Koordynować terminy tattoo?
Koordynuj konsultacje, dłuższe sesje, profile artystów, galerię i dane klientów.
