Software de peluquería RGPD: datos de clientes y hosting

Una peluquería maneja más datos personales de lo que suele parecer. En la ficha están el nombre, el teléfono y el historial de citas, y con ellos las fórmulas de color, las notas sobre la estructura del pelo, las advertencias sobre reacciones anteriores y de vez en cuando alguna foto. Cada una de esas entradas es un tratamiento del que responde el salón, también cuando el programa lo opera otra empresa.

Y aquí hay una diferencia que conviene dejar clara desde el principio: un salón es siempre responsable del tratamiento de su fichero de clientes. No hay excepción doméstica que valga, como sí la hay para una agenda privada, porque los datos se recogen para una actividad profesional. Este artículo describe cómo ordenar esa responsabilidad en el día a día y en qué se nota si un sistema ayuda o estorba. No sustituye a un asesoramiento jurídico: para una respuesta vinculante sobre tu negocio concreto, la autoridad de control de tu país y un profesional del derecho son las direcciones correctas.

Esto se lee en muchos países, y la norma no es la misma en todos. Conviene por eso nombrar el marco propio antes de discutir nada. En España rige el Reglamento General de Protección de Datos, junto con la Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos y garantía de los derechos digitales, y la autoridad de control es la Agencia Española de Protección de Datos. En México, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, que gira alrededor del aviso de privacidad. En Argentina, la Ley 25.326. En Colombia, la Ley 1581 de 2012. En Chile, la Ley 19.628, en pleno relevo por un marco más exigente con autoridad de control propia. Otros países tienen la suya, y casi todos tienen ya un organismo al que dirigirse.

Los niveles de exigencia no coinciden, y esa es la parte incómoda: quien copia un artículo escrito para España y lo aplica en Bogotá acierta en el espíritu y falla en los detalles, y al revés, quien se acoge a lo mínimo de su ley local se queda corto en cuanto una persona de su clientela reside en la Unión Europea o el alojamiento del proveedor está allí, porque entonces el reglamento europeo entra igualmente en juego.

De ahí sale la regla práctica de todo el artículo: donde tu propio ordenamiento pide menos, el contrato escrito con el proveedor es el único instrumento fiable que te queda. Lo que la ley no te garantiza, tiene que garantizártelo el papel que firmas. Y eso se negocia antes de firmar, no después.

Dato personal es cualquier información que se pueda referir a una persona identificable. En un salón eso abarca bastante más que la lista de direcciones: el teléfono del recordatorio, el correo de la reserva online, el historial de citas, la nota de que suele llegar tarde, quién atendió la última vez, y la propia fórmula de color.

Un grupo pequeño de entradas merece atención aparte: las indicaciones sobre alergias, intolerancias, dermatitis del cuero cabelludo, un embarazo o un tratamiento de quimioterapia. Esas pueden ser datos de salud, y todos los marcos citados arriba los tratan como categoría especial o dato sensible, con exigencias más duras que las de un número de teléfono. Recogerlos en el salón no está prohibido y para el asesoramiento muchas veces es lo correcto, pero necesitan una base expresa y no deberían caer de pasada en el campo de notas abierto, donde los lee cualquiera que abra la ficha.

Un primer paso práctico no cuesta nada: repasa una vez los campos de tu ficha y marca cuáles necesitas de verdad para asesorar. Lo que no necesitas tampoco hace falta recogerlo, y lo que no se recoge no se puede guardar mal ni revelar por error. Qué campos se ganan su sitio está en la ficha digital de clientes.

En cuanto un programa guarda por ti los datos de tu clientela, el proveedor los trata por tu cuenta. Bajo el reglamento europeo eso se llama encargado del tratamiento y exige un contrato de encargo por escrito, con un contenido mínimo tasado. En varios países de América Latina la figura existe con otro nombre y a veces sin ese contenido mínimo; el contrato sigue siendo, también ahí, el documento por el que se pregunta primero cuando algo sale mal.

Pregunta por eso tres cosas antes de decidir. Primera: ¿existe ese contrato y se puede leer sin tener que pedírselo al comercial? Segunda: ¿dónde están los servidores? En el caso de Salon Wizard, el alojamiento está en Alemania. Cuando preguntas a cualquier otro proveedor, la respuesta útil no es un continente sino un país, y si estás en España la pregunta concreta es si el tratamiento se queda dentro del Espacio Económico Europeo; si estás fuera de la Unión Europea, la pregunta concreta es qué cláusulas cubren la transferencia internacional y quién las firmó. Tercera: ¿qué subencargados participan? Casi ningún proveedor lo hace todo por su cuenta — alojamiento, envío de correo, envío de SMS y registro de errores suelen ir por terceros, y esa lista tiene que ser consultable.

Hay un punto que se pasa por alto una y otra vez: también las herramientas que usas tú alrededor del programa tratan datos de clientela. El aviso de cita por mensajería, la lista de la clientela en una hoja de cálculo del portátil de casa, la foto del antes y el después en la galería del móvil personal. En la práctica esos caminos laterales son el punto débil mucho más a menudo que el propio software del salón, y son también los que ningún contrato cubre.

En un salón de una persona esta pregunta apenas se nota; con equipo se vuelve concreta enseguida. ¿Tiene que ver quien está de refuerzo en recepción la nota de que a una persona no se le puede aplicar cierto tratamiento después de una quimioterapia? ¿Y necesita el aprendiz acceso al historial completo de todo el mundo o solo al del día en curso?

La regla de fondo es más simple de lo que suena: cada persona ve lo que necesita para su trabajo, y no más. En la práctica eso significa que el sistema tiene que distinguir papeles — recepción, equipo, dirección — y que esos papeles se puedan cambiar cuando alguien asume otra tarea. Un sistema con un único nivel de acceso no permite cumplir esa regla por mucho que se quiera.

El caso que peor sale en la práctica es la salida. Cuando alguien deja el salón hay que bloquear el acceso, pero no borrar su pasado en el sistema, o las citas antiguas dejan de poder atribuirse a nadie. Aclara por eso de antemano si el sistema puede desactivar un acceso sin llevarse el historial por delante. Y fija quién da ese paso: un acceso que nadie bloquea el día de la baja se queda abierto meses, y esa es la brecha más común y la más barata de cerrar. Trátalo como una rutina fija, igual que las de higiene descritas en estándares de higiene en un salón moderno: escrita, con un responsable y con una fecha.

La pregunta por cuánto tiempo se guarda se plantea en un salón de otra manera, porque aquí los datos siguen siendo útiles durante años. Una fórmula de color de hace tres años es un valor para quien viene desde hace años, no un resto. Por eso en un salón casi nunca se borra nada, y por eso las fichas crecen con gente que no aparece desde hace siete años.

Lo sensato es una regla que fijas una vez y luego aplicas: ¿cuánto se mantiene el registro de quien ya no viene? Un par de años desde la última cita es un orden de magnitud habitual para los datos de asesoramiento. Las facturas y los justificantes van por otro camino: quedan sujetos a los plazos fiscales y mercantiles de tu país, que no coinciden entre España, México, Argentina, Colombia y Chile, y no se borran junto con la ficha. Cuál es el plazo que te toca lo confirmas con tu asesoría, y en el caso de los datos de salud, con asesoramiento jurídico.

Comprueba después en el sistema si esa regla se puede aplicar siquiera: ¿te enseña los registros inactivos? ¿Se puede borrar uno solo sin que las citas pasadas queden inservibles? Un sistema que solo sabe guardarlo todo convierte esa limpieza en trabajo manual, y el trabajo manual no se hace.

Queda la petición de la clientela, que llega poco pero llega: alguien quiere saber qué guardáis sobre su persona, otra quiere que lo borréis, una tercera quiere corregir un teléfono equivocado. Bajo el reglamento europeo hay un plazo de un mes para responder; en México los derechos ARCO tienen el suyo, más corto y contado en días hábiles; en los demás países citados, otro. Y quien responde es el salón, no el proveedor del software. Prepara por eso dos cosas mientras no haya ninguna petición sobre la mesa: saber en cuántos sitios hay datos de esa persona — ficha, agenda, historial de mensajes, contabilidad — y poder sacar una copia completa del sistema sin escribirla a mano. Una exportación por registro se ahorra ahí el trabajo entero.