Precios de software para peluquerías: equipo, ubicaciones y extras

La pregunta por lo que cuesta un software de peluquería no se responde con una cifra, porque el importe de la página de precios rara vez es el importe de la factura. Lo que decide es la lógica de cobro que hay detrás: ¿crece el precio con cada persona del equipo, con cada ubicación, con cada recordatorio enviado, con cada cita intermediada, o no crece?

Este artículo ordena las partidas que aparecen de verdad en el día a día y señala dónde una oferta parece barata el primer mes y sale cara el tercer año. Aquí no vas a encontrar importes: esto se lee en España y en media docena de países de América Latina, con monedas, impuestos y niveles de precio distintos, y una cifra en euros no te sirve de nada en Bogotá. Lo que sí viaja entre mercados es el modelo de cobro, y es justo lo que se puede comparar. Salon Wizard entra en esa comparación como software para peluquerías con reserva online, ficha de cliente, equipo y web propia; el método de abajo funciona igual si al final eliges otra cosa.

Antes de comparar un solo importe conviene mirar la unidad de cobro. En el mercado de software para salones circulan cinco: una cuota fija por negocio, un precio por agenda activa o por persona del equipo, un precio por ubicación, un precio por módulo contratado y una comisión sobre las citas que llegan por la plataforma del proveedor.

Esas cinco no se convierten una en otra mientras no sepas tu propio tamaño. El precio por agenda es la variante más barata para quien trabaja solo y la más cara para un salón con seis sillas. La comisión cuesta poco en el mes flojo y mucho en el mes fuerte, justo cuando el salón ya iba lleno de todas formas. La cuota fija suele ser el importe más alto de la mesa el primer mes y el más bajo después de dos contrataciones.

Anota por eso tres números antes de pedir presupuestos: cuántas agendas lleva hoy tu salón, cuántas ubicaciones tiene y cuántas citas se juntan al mes. Añade los mismos tres números para el escenario que esperas dentro de año y medio. Solo contra esos seis valores se vuelve legible una oferta.

La partida que más sorprende a los salones es el equipo. Muchos sistemas facturan por agenda, y una agenda no nace solo para quien tiene contrato fijo: quien echa una mano los sábados, quien está aprendiendo el oficio y quien alquila una silla necesitan también su propia columna, o el cálculo de disponibilidad deja de cuadrar.

Comprueba entonces si una agenda se puede activar y desactivar mes a mes o si la facturación va atada a un paquete anual. Los equipos de temporada pagan entonces doce meses por alguien que trabaja cuatro. Aclara además si quien se va sigue contando: quien deja el salón tiene que seguir siendo visible en el historial para que las citas antiguas se puedan atribuir, pero no tiene por qué seguir apareciendo en el precio.

Ponle números en índice, que es la única forma de que la cuenta valga en dos países a la vez. Llama 1 a la cuota base de una oferta con precio por agenda, con una sola agenda. Con seis agendas pagas 6. Una tarifa cerrada sin recargo por persona que arrancara en 2,5 sigue costando 2,5 con seis agendas, así que se adelanta ya en la tercera. El punto de cruce está donde el número de agendas iguala la relación entre las dos cuotas base, y eso se calcula en un minuto con tus propios números, sin saber el precio de nadie.

En cuanto entra un segundo salón aparecen costes que no tienen nada que ver con el tamaño del equipo: una dirección propia con su horario, una página pública donde se reserve exactamente esa ubicación, una lista de servicios y precios separada, y un informe que ponga los dos negocios uno al lado del otro.

Unos proveedores venden para eso un segundo contrato, otros un complemento por ubicación sobre la tarifa existente, y otros obligan a subir a un plan superior cuyas demás funciones el salón no necesita. La diferencia entre esos tres caminos es la partida individual más grande de este artículo, y casi nunca está en la página de precios. Lo que cambia en la operativa cuando hay dos casas lo tienes en software de peluquería para varias ubicaciones.

Pregunta por eso de forma concreta: ¿la segunda ubicación cuesta lo mismo que la primera o menos? ¿Los datos de clientes viajan solos o hay que mantenerlos por duplicado? ¿Y se puede dar de baja una ubicación cuando vence un alquiler, sin renegociar el contrato entero?

Junto a la parte fija hay partidas que se mueven con la actividad. La más habitual son los recordatorios por SMS. Se cobran por mensaje, y un mensaje no siempre es un mensaje: un texto largo o un carácter especial pueden abrir un segundo segmento y duplicar el consumo sin que haya cambiado el número de citas. Las tildes y la eñe cuentan aquí, porque sacan el aviso del alfabeto básico y le recortan la longitud disponible casi a la mitad. Un recordatorio escrito con cuidado cabe en un segmento; el mismo texto con el nombre del salón entero delante, en dos.

Calcula el consumo con tus propios datos: citas al mes, por la proporción que debe recibir aviso, por uno o dos segmentos. El correo suele ir incluido en la tarifa y para la clientela habitual muchas veces basta. El SMS compensa donde las ausencias cuestan facturación de forma demostrable, es decir sobre todo en las citas largas de color y mechas; cómo bajar esa cuota está en prevenir inasistencias en la peluquería. En buena parte de América Latina el reparto es otro y el aviso viaja por mensajería instantánea, que se factura por conversación abierta y no por segmento: si ese es tu canal, pide el precio en esa unidad y no en SMS, porque las dos cuentas no se parecen.

La segunda partida variable es la comisión sobre citas intermediadas. Solo se paga cuando la persona llega por la plataforma del proveedor. Ahora bien, distinguir a alguien realmente nuevo de una persona de toda la vida que ha reservado por ahí de casualidad es exactamente el punto donde salón y proveedor discrepan una y otra vez. Haz que te den esa regla por escrito antes de firmar.

Una comparación de costes que solo mira el primer mes casi siempre elige el sistema equivocado. Monta en su lugar una tabla sencilla a treinta y seis meses: una columna por candidato y una fila para cuota base, agendas, ubicaciones, mensajes, comisión y partidas de una sola vez.

• Puesta en marcha: configuración inicial, traspaso de la ficha de clientes desde el sistema antiguo, formación del equipo y, si hace falta, un dominio propio.
• Crecimiento: las tres cifras que anotaste en el primer apartado, proyectadas a dieciocho meses.
• Salida: permanencia, preaviso y si la exportación sigue siendo posible después de comunicar la baja.

Las partidas de una sola vez se pagan una vez, pero se pagan justo cuando el negocio ya está revuelto, así que van en la cuenta y no en una nota al pie. Y lleva toda la tabla en índice, con la cuota base más baja puesta en 1: así la comparación sigue siendo válida cuando cambien los precios, cuando se mueva el tipo de cambio y cuando el impuesto sobre el consumo sea otro. Una oferta que hoy es la más barata y pierde la cabeza a partir de la cuarta agenda no es una oferta barata: es una oferta de horizonte corto, y cambiar de sistema a los dos años cuesta más que la diferencia que ahorraba.