Bakımlar ve müşteri geçmişi için beauty stüdyo yazılımı

Kısa listede neredeyse hep aynı isimler durur: Fresha, Booksy, Planity ve Treatwell. Hemen hepsi randevu tutabiliyor. Fark ancak bir bakımın randevuyla bitmediği yerde ortaya çıkıyor: aylara yayılan süreçlerde, özellikle korunması gereken bilgilerde ve rezervasyondan önce bir konuşma isteyen hizmetlerde.

Bu yazı seçimi bu yüzden işlev kataloğu boyunca değil, müşteri ilişkisi boyunca sıralıyor: kartın neden belirleyici olduğu, serilerin ve paketlerin nasıl birer seçim ölçütüne dönüştüğü, verilerin nerede durduğu ve onları kimin geri alabildiği, danışma gerektiren hizmetlerin nasıl gösterildiği — ve karar vermeden önce bir sağlayıcıya sormanız gereken sorular.

Randevu yönetimi neredeyse her sistemde çözülmüştür. Güzellik merkezlerini ayıran şey, randevuların arasında kalan işin payıdır: ön görüşme, uygulamadan sonraki gözlem, evde kullanım önerisi, bir sonraki gelişte alınan geri bildirim. Asıl iş bu zincirdir — ve birçok sistemde tek bir serbest metin kutusuna düşer.

Bu yüzden önce bir müşteri kaydının gerçekte ne yapabildiğine bakın. Bilgiler yalnızca akıcı metin olarak değil, yapılandırılmış biçimde girilebiliyor mu? Süreç zaman sırasına göre izlenebiliyor, yani hangi bakımın ne zaman hangi sonuçla yapıldığı görülebiliyor mu? Görseller kişiye değil, belirli bir randevuya bağlanabiliyor mu? Ve bir müşteri sekiz ay sonra döndüğünde belirli bir bilgi saniyeler içinde yeniden bulunuyor mu?

İkinci bir nokta çoğu zaman atlanır: ekipte kim neyi görüyor? Büyük merkezlerde hassas bilgilerin randevu giren herkese açık olmaması makuldür. Yalnızca hep ya da hiç bilen bir sistem sizi ileride yamalarla çalışmaya zorlar.

Güzellik bakımı çoğu zaman bir dizidir. Bu da salt bir randevu takviminin tanımadığı gereksinimler doğurur: bir randevu süren bir serinin parçasıdır, bir paketin kalan hakkı vardır ve iki uygulama arasında korunması gereken bir aralık bulunur.

Karardan önce üç noktayı netleştirin. Önerilen aralık bir bakıma bağlanabiliyor mu, yani randevu kapanırken uygun pencere kendiliğinden önerilebiliyor mu? Birden çok randevu, birbirinden kopuk tekil kayıtlar yerine bir arada duran bir seri olarak tutulabiliyor mu? Ve önceden satın alınmış bir paketin kaç seansının açık kaldığı her an okunabiliyor mu?

Bunlardan biri eksikse iş kâğıda ya da bir tabloya kayar — yani sizden başka kimsenin bilmediği bir yere. Ön ödemelerin ticari tarafı, yani henüz karşılığı verilmemiş tutarların nasıl işleneceği ve fiyat listesinde KDV'nin dahil mi hariç mi yazıldığı bundan bağımsızdır ve paket satmaya başlamadan önce mali müşavirinizle netleştirilmelidir. Seri planlamanın oda tarafındaki karşılığı spa ve wellness yazısında ayrıca ele alınıyor.

Bir güzellik merkezi yıllar içinde yerine konması zor bir bilgi birikimi toplar. Tam da bu yüzden rahatsız edici soru en sona değil en başa aittir: sağlayıcı değiştirmek istediğinizde bu verilere ne olacak?

Sözleşmeden önce üç yanıtınız olmalı. Birincisi: müşteri bilgilerini, randevu geçmişini, notları ve görselleri hangi biçimde eksiksiz dışa aktarabiliyorsunuz ve bunu sağlayıcıya başvurmadan yapabiliyor musunuz? İkincisi: veriler nerede işleniyor ve buna dair hangi sözleşmeler var? Üçüncüsü: sözleşme sona erdikten sonra veriler ne kadar süre erişilebilir kalıyor?

Bu bilgilerin ikinci bir yüzü var. Bir güzellik merkezinin kaydettiklerinin bir bölümü tercih değil sağlık verisidir: cilt tepkisi, alerji, gebelik, kullanılan ilaç, öncesi ve sonrası fotoğrafları. KVKK bunları özel nitelikli kişisel veri sayar; ayrı bir açık rızaya, dar bir erişim çevresine ve kendi silme tarihine ihtiyaç duyarlar. Merkeziniz bu verilerde veri sorumlusu, yazılımı sağlayan taraf veri işleyendir; denetim mercii Kişisel Verileri Koruma Kurumu'dur ve bir işletme için ev içi kullanım istisnası yoktur. Bizim tarafımızda barındırma Almanya'da yapılır; Türkiye'de yerleşik bir merkez için bu yurt dışına aktarım demektir ve hangi zemine dayandığını yazılı olarak istemelisiniz. Aynı soruyu her adaya sorun. Ayrıntılı çerçeve KVKK yazısında duruyor; bu sorulara açık yanıt veren bir sağlayıcı doğru sağlayıcı olmayabilir, ama kaçamak yanıt veren kesinlikle değildir.

Güzellik merkezindeki her bakım serbestçe rezerve edilemez. Bazıları bir tolerans kontrolü, bazıları yerinde bir değerlendirme ister; bazıları ise yalnızca süreci zaten bilinen müşteriler için anlamlıdır. Tek bir rezervasyon türü tanıyan sistem sizi burada kötü bir uzlaşmaya zorlar.

Bu yüzden hizmetlerin farklı ele alınıp alınamadığına bakın: serbestçe rezerve edilebilir, ancak ilk randevudan sonra rezerve edilebilir, yalnızca talep üzerine. Ayrıca bir rezervasyonun önüne müşterinin göndermeden önce göreceği koşul ve uyarı metinleri koyabiliyor musunuz — ve kısa bir ilk görüşme randevusunun kendisi online alınabiliyor mu? İkincisi girişin telefonda asılı kalmaması demektir.

Bir o kadar pratik olan soru şu: tek tek hizmetleri silmeden geçici olarak kapatabiliyor musunuz? Sezonluk teklifler, eğitim döneminde verilemeyen bakımlar, belirli bir kişiye bağlı hizmetler — bütün bu durumlarda ihtiyacınız olan bir anahtardır, bir silme işlemi değil.

Tanıtımlar bir sistemin ne yapabildiğini gösterir. Onun sizin merkezinizin günlük işinde ne anlama geldiğini ise ancak somut örnekler gösterir. Bu yüzden görüşmeye işlev listesiyle değil, kendi vakalarınızla girin.

• Aylara yayılan bir seriyi nasıl açıyorum ve arada bir randevu düşerse ne oluyor?
• Yalnızca uygulamayı yapan kişinin görmesi gereken bir bilgiyi nereye yazıyorum?
• Müşteri verilerimin eksiksiz dışa aktarımı nasıl görünüyor ve bunu kendim başlatabiliyor muyum?
• Ancak ilk görüşmeden sonra rezerve edilebilecek bir hizmeti nasıl tanımlıyorum?
• Müşterilerim randevuyu onaylamadan önce ekranda tam olarak neyi görüyor?

Salon Wizard tam bu kesime göre kurulmuştur: hizmetleri ve galerisiyle kendi sayfa, yorumlar, doğrudan rezervasyon, süreci taşıyan müşteri kartı, ekip ve şubeler. Kasa tutma, ödeme alma ve tıbbi dokümantasyon buna açıkça dahil değildir — bunlardan biri sizin asıl gereksinimizse ek bir çözüme ve ayrı bir karara ihtiyacınız var. Ürün tarafındaki karşılığı güzellik salonu yazılımı sayfasında, kısa randevulu özel stüdyoların hâli ise ayrı bir yazıda duruyor.