Software per lash, brow, waxing, massaggio e piercing

Studi di ciglia e sopracciglia, centri di epilazione, studi di massaggio e studi di piercing vengono di solito raggruppati sotto la parola beauty e serviti con strumenti disegnati per i saloni di parrucchieri. Nelle linee generali la cosa regge, ma fallisce sempre negli stessi quattro punti, e in una struttura piccola quei punti costano molto di più, perché lì non c'è nessuno che li rimedi dietro le quinte.

Qui si descrivono le quattro esigenze comuni a questi mestieri e una quinta che riguarda solo chi lavora da solo: come si chiamano le prestazioni, i tempi attorno al trattamento vero e proprio, i documenti che precedono l'appuntamento, e la circostanza che in molti di questi studi una sola persona fa tutto. Il quadro d'insieme del prodotto sta sulla pagina del software per saloni e studi.

Per quanto diversi siano nel lavoro, questi studi hanno una struttura di appuntamenti molto simile, e nettamente diversa da quella di un salone di parrucchieri. I trattamenti sono più corti, la procedura è più standardizzata, e il numero di appuntamenti in una giornata è di conseguenza più alto.

Ne discendono tre conseguenze pratiche. Primo, ogni ritardo si nota subito: se un appuntamento da trenta minuti ne sfora dieci, slitta l'intero pomeriggio, perché non ci sono margini. Secondo, l'ordine delle operazioni è raramente libero: preparazione, trattamento e cura successiva seguono uno schema fisso che si ripete identico ogni volta. Terzo, la quota di appuntamenti ricorrenti è alta, perché molte di queste prestazioni hanno un ciclo: il ritocco, il passaggio successivo, il controllo dopo la foratura.

Per la scelta del software significa che quello che in un salone con appuntamenti lunghi passa come dettaglio, qui diventa una seccatura quotidiana. Verifica quindi per prima cosa le operazioni che avvengono molte volte al giorno, cioè creare un appuntamento, spostarlo, fissare il rientro, e solo dopo le funzioni che servono una volta al mese.

In questi mestieri si è affermato un linguaggio tecnico che fuori dal settore non è conosciuto ovunque. Chi apre il tuo elenco e trova solo termini specialistici spesso non sa che cosa scegliere, e allora non sceglie niente.

La soluzione non è rinunciare ai termini tecnici: per la clientela abituale sono l'orientamento più rapido, e per chi cerca sono proprio la parola che digita. La soluzione è spiegarli. A una prestazione servono per questo tre informazioni: il nome come è usato nel settore, una frase breve in lingua di tutti i giorni su che cosa accade, e la durata realistica.

Fai inoltre attenzione a due inciampi ricorrenti. Primo, la distinzione fra primo trattamento e ritocco: costano tempo e denaro diversi, e se la prenotazione non li separa c'è regolarmente qualcuno in agenda con il tempo sbagliato. Secondo, le prestazioni con una condizione preliminare, come un primo colloquio, un intervallo minimo dall'ultima seduta o un'età determinata. Quella condizione appartiene visibilmente alla prestazione e non a una nota a piè di pagina che nessuno legge.

L'errore di calendario più frequente in questi studi è che venga registrato solo il tempo del trattamento. Il tempo prima e dopo però è reale e blocca lo stesso ambiente e la stessa persona.

Calcola una volta per intero un appuntamento tipico. La persona arriva, si toglie qualcosa, segue un breve scambio su desideri e tollerabilità. Poi la preparazione: detergere, proteggere, riscaldare, disinfettare, disporre il materiale. Poi il trattamento vero e proprio. Poi la cura successiva e le indicazioni per casa, spesso con un tempo di riposo in cui la persona resta ancora sdraiata. E infine la parte che nessuno mette in conto: rifare il lettino, pulire la superficie, smaltire il materiale, lavarsi le mani, scrivere l'annotazione. Insieme è spesso ancora una volta la metà del tempo di trattamento.

Un sistema dovrebbe poter rappresentare questi tempi separatamente, come tempo di preparazione e di riordino per singola prestazione e non come margine forfettario uguale per tutte. Dove non è possibile esiste un ripiego utilizzabile: registra come durata della prestazione il tempo complessivo realistico e comunica alla persona il solo tempo di trattamento. È meno elegante, ma sempre meglio di un'agenda che ogni giorno sbaglia di quaranta minuti.

In tutti e cinque i mestieri i documenti fanno parte della procedura: indicazioni su tollerabilità e condizioni preesistenti, avvertenze sulla preparazione, dichiarazioni di consenso, e per alcune prestazioni una verifica dell'età. Quali documenti servano concretamente per le tue prestazioni va chiarito con la tua consulenza professionale, con l'associazione di categoria e, dove la materia è regolata a livello locale, con la tua ASL: qui si descrive soltanto dove nella procedura abbia senso collocarli.

La condizione abituale è che tutto questo venga sbrigato in studio mentre la persona è già lì. Costa minuti a ogni appuntamento, li costa proprio all'inizio, e porta a moduli compilati sotto pressione e letti di sfuggita. Se da lì emerge qualcosa che sconsiglia il trattamento, l'appuntamento è ormai perso.

Diventa molto più tranquillo se questi passaggi si spostano prima dell'appuntamento. Le indicazioni sulla preparazione appartengono alla conferma dell'appuntamento, non a uno scambio sulla porta. Le informazioni sulla tollerabilità si raccolgono una volta al primo appuntamento e poi si confermano soltanto: sono dati relativi alla salute ai sensi dell'articolo 9 del Regolamento UE 2016/679, quindi vanno tenute con accesso ristretto e una scadenza dichiarata, come vale per ogni scheda cliente digitale. E dove serve una verifica, l'avvertenza va già nella prenotazione, così nessuno viene per niente. Nella scelta del software controlla soprattutto se il testo della conferma può variare per singola prestazione: è a questo che è appeso tutto il punto.

Molte di queste attività sono composte esattamente da una persona, che è insieme titolare, reception, acquisti e amministrazione. Questo cambia radicalmente i requisiti verso un sistema, perché durante il trattamento non è raggiungibile nessuno: non al telefono, non in chat, non alla porta.

Tre cose contano quindi più di qualsiasi funzione di analisi. Primo, la prenotazione deve funzionare senza il tuo intervento, anche di notte e nel fine settimana, altrimenti tutto torna sul telefono; come si costruisce quella strada è descritto in creare un sito con sistema di prenotazione. Secondo, disdette e spostamenti devono essere possibili da parte di chi ha prenotato, con un termine adatto alla lunghezza dei tuoi appuntamenti. Terzo, il promemoria deve partire da solo, perché un appuntamento saltato in una struttura di una persona non si può redistribuire: è semplicemente perso.

Altrettanto importante è ciò di cui non hai bisogno. Ruoli e permessi, calendario di squadra, confronti di occupazione fra dipendenti, calcolo delle provvigioni: tutto questo costa tempo in configurazione e in un'attività individuale non rende nulla. Scegli quindi in base a ciò che ti serve il primo giorno, e verifica solo in aggiunta se il sistema potrà accogliere più avanti una seconda persona senza rifare tutto da capo. Questo ordine ti fa risparmiare esattamente il tempo per cui stai pensando a un software.