Çok şubeli kuaför yazılımı: salonları merkezi yönetmek

İkinci salon, birincinin iki katı değildir. Tek işletmede hiç var olmayan sorular getirir: kim hangi takvimi görebilir? Merkezdeki salona gelen düzenli müşteri, şubede tanınıyor mu? Ombre fiyatı iki adreste de aynı mı? Ve yönetici o gün diğer binadayken hastalık bildirimini kim giriyor?

Bu sorular önümüzdeki yılların yönetim yükünü belirler ve sistem ikinci şubeyi yalnızca ikinci bir hesap olarak tanıyorsa kötü yanıtlanır. Bu yazı, çok şubeli bir işletmenin tek salondan ayrıldığı beş noktayı sırayla ele alır — ve Salon Wizard ya da başka bir sistemde bunlardan birinin sağlam çözülüp çözülmediğini nereden anlayacağınızı gösterir.

Birçok salon ikinci şubesini başlangıçta ikinci bir erişim olarak işletir: ayrı bir giriş, ayrı bir takvim, ayrı bir müşteri listesi. Bu şaşırtıcı biçimde uzun süre çalışır — üç şeyin aynı anda ortaya çıktığı güne kadar.

Birincisi değişen kadro. Bir kişi salıları burada, perşembeleri orada çalışmaya başladığı anda müsaitliğin iki bina boyunca doğru olması gerekir, yoksa aynı kişi iki yerde birden randevulanır. İkincisi dolaşan müşteri: renk formülünü bir salonda bırakmıştır ve diğerinde koltuğa oturur. Üçüncüsü iki işletmeyi birlikte ilgilendiren sayı ihtiyacıdır — doluluk, gelmeme oranı, çalışma saati başına ciro.

Bu üç durumdan hiçbiri yaşanmıyorsa iki ayrı hesap daha basit çözümdür ve dönüşüm erken olur. İkisi düzenli olarak tekrarlamaya başladığı anda ise, bir sistemin üstlenmesi gereken iş her hafta elle dengeleniyor demektir.

Birden fazla şubede personel kullanımı teknik olarak en zorlu noktadır. Çalışan bir kişi tek bir kişidir ve öyle kalır, ama her şubede farklı çalışma saatleri, kısmen farklı hizmetleri ve neredeyse her zaman etrafında farklı bir ekip vardır. Onu iki kez tanımlayan bir sistem tam da bunu kaybeder: çifte randevu engellenmez, çünkü yazılımın gözünde iki ayrı kişi boştadır.

Bu yüzden bir kişinin birden fazla şubeye, şubeye göre değişen çalışma saatleriyle ama ortak bir müsaitlikle atanıp atanamadığını kontrol edin. Aradaki yol süresini de netleştirin: sabah şubede biten gün öğleden sonra ana salonda başlıyorsa, son randevu ile ilk randevu arasında online rezervasyonun da saydığı bir tampon durmalıdır.

İkinci nokta yardımcı ve vekil çalışanlarla ilgilidir. Düzensiz çalışırlar ve çoğu zaman o gün kimin eksik olduğuna göre yer değiştirirler. Şube atamasına yalnızca kayıt açılırken izin veren, sonra değiştirmeyen bir sistem her vekalet için ayrı bir yönetim işlemi doğurur.

Burada genel geçer doğru bir yanıt yoktur; işletmeye uyması gereken bir karar vardır. Ortak müşteri kaydı şu demektir: renk formülü, randevu geçmişi ve notlar iki adreste de görünür, müşteri hiçbir şeyi tekrar anlatmaz ve mükerrer kayıt oluşmaz. Ayrı kartlar şu demektir: her bina yalnızca kendi müşterisini görür; birbirinden uzak ve müşteri profili farklı şubelerde bu daha derli toplu olabilir.

Ortak seçenek salon gündeliğinde çoğunlukla daha kullanışlıdır, çünkü tam da sorun çıkaran durumu çözer: düzenli müşteri diğer binadadır ve en son hangi rengin tuttuğunu kimse bilmez. Ancak kimin hangi veriyi görebileceğinin düzenlenmiş olmasını şart koşar. KVKK karşısında sorumluluk sağlayıcıda değil işletmededir; erişimin şube ve rol bazında sınırlanabilmesi bu yüzden konfor özelliği değil, sistemin taşıması gereken bir yetenektir.

Pratik ayrım basittir: resepsiyon ad, telefon ve randevu saatini görür; müşteri notları ile gelmeme geçmişi randevuyu yürüten ekipte ve yöneticide kalır. Kararın kalıcı olmadığını da bilin — iki ayrı müşteri kaydının sonradan mükerrer kayıt üretmeden birleştirilip birleştirilemediğini sorun. Bir salon satın alındığında ihtiyaç duyulan adım tam olarak budur. Kartın içinde nelerin durduğu ve ne kadar saklandığı için dijital kuaför müşteri kartı yazısına bakın.

İki şube nadiren birbirinin aynısıdır. Biri cumartesi açıktır, diğeri değildir. Biri kaynak yapar, diğerinde bunun eğitimini almış kimse yoktur. Ve fiyatlar çoğu zaman ayrışır, çünkü cadde üzerindeki bir dükkanın kirası ve müşteri profili ile mahalle arasındaki bir salonunki aynı değildir.

Bu yüzden çok şubeli bir sistem, bir hizmetin merkezde tanımlanıp şubeye göre fiyat, süre veya kullanılabilirlik olarak sapmasına izin vermelidir. Alternatifi her hizmeti birden çok kez tanımlamaktır ve bunun bedeli bir sonraki fiyat güncellemesinde ödenir: tek bir değişiklik, şube sayısı kadar değişikliğe dönüşür.

Aynısı herkese açık sayfa için de geçerlidir. Her şubenin internette kendi adresi, kendi açık adresi, kendi çalışma saatleri ve kendi rezervasyon yolu olmalıdır — daha güzel göründüğü için değil, müşteriler ve arama motorları konuma göre aradığı için. İki adresin düz metin içinde geçtiği ortak bir sayfa, "yakınımdaki kuaför" sorusunu iki şube için de iyi yanıtlamaz; kanalların nasıl bağlandığını web sitesi, Google ve Instagram yazısında ele alıyoruz.

İkinci şubeyle birlikte daha önce olmayan bir yetki sorusu doğar: artık sistemde çalışan herkesin her şeyi yapabilmesi gerekmez. Bir şube sorumlusu kendi takvimine, kendi müşterilerine ve kendi hizmetlerine ihtiyaç duyar. Diğer binanın ciro rakamlarına zorunlu olarak, sözleşme verilerine ise genellikle hiç ihtiyaç duymaz.

Bu yüzden sistemin şubeye bağlı görünüm ile işletme geneli görünümü ayırıp ayırmadığını ve ekibe katılan yeni bir kişinin her şeyi otomatik olarak görmeden bir şubeye atanıp atanamayacağını kontrol edin. Bu ayrım yalnızca bir veri koruma sorusu değil, aynı zamanda pratik bir sorudur: üç binadan gelen kırk sütunlu bir takvim, resepsiyondaki kişi için kullanılamaz. Erişim düzenini kim belirlerse belirlesin, kararı vermezseniz sistem sizin yerinize verir ve genellikle en geniş erişimi açık bırakır — ayrıntısı KVKK uyumlu kuaför yazılımı yazısında.

Öte yandan yönetimin bütün şubeleri yan yana koyan bir görünüme ihtiyacı vardır: doluluk, gelmeme, yeniden randevu oranı, saat başına ciro. Bu toplu bakış olmadan ikinci salonun kendini taşıyıp taşımadığı ya da yalnızca birinciyi boşaltıp boşaltmadığı değerlendirilemez. Bu yüzden karardan önce böyle bir raporun sistemde bulunup bulunmadığını, yoksa her ay elle bir tabloda mı oluştuğunu netleştirin.